Weet iedereen hoe de Woo eruit komt te zien?
De implementatie van een nieuwe wet komt veelal op het bordje van juridische zaken, vooral nu het gaat om de Woo. Uiteraard moet de juridische invulling geregeld worden, maar inmiddels is wel duidelijk dat de werking afhankelijk is van vele andere afdelingen. De baliemedewerker moet in staat zijn een verzoek te herkennen, IT moet de systemen aanpassen, DIV moet de informatie intern goed vindbaar maken, alle collega’s moeten hun dossiers in het zaaksysteem opslaan, de OR regelt de gevolgen voor het personeel en een college van B&W heeft de zorgplicht om de berichtenapps op de juiste manier te organiseren.
Vaak wordt aangenomen dat mailwisselingen, maar ook chats, WhatsApps en telegramberichten geen deel uitmaken van een zaakdossier of van een Woo-verzoek, maar niets is minder waar. Het is de taak van de eindverantwoordelijken om iedereen te informeren, zodat alle informatiestromen op de juiste manier worden opgeslagen. Het laatste wat je wilt is wel dat je bij een Woo-verzoek de informatie moet gaan achterhalen bij een inwoner, bedrijf of ander bestuursorgaan. Er draait voor gemeenten een pilot, waarbij gemeenten de archivering van de mailservers automatiseren door middel van de capstone techniek. Dit op basis van een selectielijst voor e-mailberichten waarvoor de VNG opnieuw door de gemeenten moet worden gemachtigd.
Hoewel de Woo een valse start maakt, vanwege het aanhoudende debat rondom de actieve openbaarmaking en een aantal andere onderdelen, is nu de tijd om voorbereidingen te treffen. De toenemende werkdruk die het proces met zich meebrengt, is juist datgene dat de gemeente tot innovatie kan dwingen. Er dient draagvlak gecreëerd te worden en alle neuzen in de gemeente moeten dezelfde kant op wijzen.