Effectief Planning & Control

Om maatschappelijke doelen te bereiken, moet het gehanteerde beleid concreet en meetbaar zijn. Door vage beleidsdoelstellingen, met behulp van 3W-vragen, te vertalen naar meetbare doelen, wordt er helderheid gecreëerd. Het is essentieel dat er een betekenisvolle dialoog wordt aangegaan, over welke doelen er behaald moeten worden en op welke wijze.

We vatten de doelen, effecten en prestaties die we nastreven samen onder de term ‘prestatiegegevens’. Deze term brengt de begrippen doeltreffendheid en doelmatigheid samen, waarmee we zowel de doelen die we bereiken, als onze prestaties als producent van producten en diensten, meten. Echter, het systematisch meten, analyseren en actie ondernemen op basis van deze gegevens is nog geen standaardpraktijk bij gemeenten.

Hier komt P&C om de hoek kijken. P&C vormt de brug tussen strategische maatschappelijke doelen, beleid, middelen en processen. Veel afdelingen binnen gemeenten zien het verzamelen van prestatiegegevens voor P&C-instrumenten nog als een opgelegde verplichting, zonder directe relevantie voor hun eigen beheer. De kwaliteit en het gebruik van P&C-documenten en prestatiegegevens kunnen aanzienlijk worden verbeterd. Het meten van prestaties en effecten heeft alleen zin als deze gegevens daadwerkelijk worden gebruikt. Alleen dan kunnen P&C-instrumenten écht effectief zijn. Maar hoe zorgen we ervoor dat het gehanteerde beleid meetbaar is en dat de P&C-instrumenten daadwerkelijk worden gebruikt?

Bij EIFFEL hebben we diverse factoren geïdentificeerd die invloed hebben op de acceptatie van meetbaar beleid en het daadwerkelijke gebruik van P&C-instrumenten. In de tweede helft van 2023 gaan we een aantal van deze factoren behandelen in een reeks artikelen. Hier alvast een voorproefje:

Leiderschap bij verandering
Sterk en betrokken leiderschap is essentieel voor de acceptatie van meetbaar beleid en het daadwerkelijke gebruik van P&C-instrumenten. Leiders moeten het gebruik van prestatiegegevens stimuleren en het juiste voorbeeld geven. Dit zichtbare, publiekelijke commitment is van cruciaal belang, maar absoluut niet eenvoudig. Machiavelli verwoordde dit in 1513 als volgt: “Men dient voor ogen te houden dat niets qua voorbereiding moeilijker, qua succes twijfelachtiger en qua uitwerking gevaarlijker is dan zich opwerpen als iemand die vernieuwing wil doorvoeren. Want hij die dat doet, heeft hen die van de oude toestand profiteren tot vijand, terwijl hij slechts lauwe verdedigers vindt in hen, die van de nieuwe toestand zouden kunnen profiteren.”

Creëren van gedeeld commitment
Elke gemeente dient zich in te zetten voor de collectieve erkenning dat het actieve gebruik van Planning & Control (P&C)-instrumenten essentieel is voor het realiseren van doelstellingen en effecten. Dit vereist zichtbare betrokkenheid van zowel het management als het bestuur. Een gebrek aan toewijding of ondersteuning van het management voor het gebruik van prestatie- en effectgegevens in besluitvorming rond projecten en budgetten, kan leiden tot een gebrek aan toepassing van prestatiemetingen.

Managers zijn vaak meer geneigd om betere resultaten na te streven als ze worden uitgedaagd en er interesse is vanuit het hoger management. Het is belangrijk te erkennen dat deze uitdagingen weerstand kunnen opwekken. Echter, deze weerstand kan ook gezien worden als een teken van betrokkenheid, trots op het huidige werk, of een misverstand over het belang van meetbaar beleid en het gebruik van P&C instrumenten. Door elke reactie serieus te nemen, creëren we mogelijkheden voor echte vooruitgang en buitengewone resultaten. Met andere woorden, weerstand kan worden gezien als een energiebron; als een noodzakelijke factor voor verandering en verbetering.

Mobiliseren van betrokkenheid
Het is van essentieel belang om doeltreffende ondersteuning en actieve betrokkenheid van alle belanghebbenden te waarborgen, als het gaat om meetbaar beleid en het effectief gebruik van Planning & Control (P&C)-instrumenten. We dienen echter niet alleen deze belanghebbenden nauwkeurig te identificeren, maar ook te onderzoeken wat er nodig is om hun betrokkenheid te vergroten en acceptatie van deze instrumenten te bevorderen.

Borging en verankering
Het doeltreffend inzetten van Planning & Control (P&C)-instrumenten moet hand in hand gaan met het waarborgen van optimale interne omstandigheden, waaronder effectieve communicatie, samenwerking en een gezonde bedrijfscultuur. Dit veronderstelt 'ingrijpende aanpassingen aan de organisatiestructuur'. De kans op het realiseren van gewenst gedrag neemt toe als we veranderingen stevig verankeren in onze dagelijkse processen, structuren en systemen. Kortom, we moeten elke vorm van tijdelijke oplossingen of 'workarounds' vermijden!