Hulpvraag
De verschillende gemeenten die ons benaderden vroegen allemaal om hulp met zaken als het implementeren van warmtepompen in bepaalde wijken, minima voorzien van informatie en kennis over hun rechten wat betreft ondersteuning vanuit de gemeente en met het stimuleren van de elektrificatie van het wagenpark in een gemeente. Oftewel, allemaal sociaal relevante vragen waar de gemeente niet direct een antwoord op heeft. Het organiseren van deze zaken kan een lastige klus zijn, zeker als dit niet iets is wat dagelijks gedaan wordt. EIFFEL biedt jarenlange expertise op het gebied van procesverbeteringen en kan hier een uitkomst bieden. Onze rol is het zorgen voor sociale cohesie tussen de gemeente en haar inwoners, maar daarbij voorkomen we dat de P&C cyclus als oplossing voor alle problemen wordt gezien. Wij zien regelmatig dat de interne sfeer verwacht dat externe hulpmiddelen al hun problemen gaan oplossen, maar dit werkt niet. Wij zien onszelf niet als de oplossing, maar als een extra persoon die de organisatie komt helpen.
Aanpak
Zodra EIFFEL een organisatie binnenkomt is onze eerste stap het scherp krijgen van het doel van de organisatie. Vervolgens kijken we naar wie allemaal betrokken zijn bij de opgestelde kwestie, zowel de interne als externe stakeholders. Het scherp hebben van wie waar te vinden is en wat hun rol in het proces is, is cruciaal voor een optimale P&C cyclus. We gebruiken hierbij verschillende tools, zoals process maping, de Roos van Leary en stakeholder mapping.
We merken vaak dat de interne sfeer van een organisatie niet staat te springen om hulp van een externe factor. Medewerkers willen graag doorgaan met het werken op een manier die ze kennen en geen veranderingen toepassen. We leggen de focus in het begin dan ook op het opbouwen van een goede relatie met de betrokken interne stakeholders. Zij hebben tenslotte invloed op het behalen van het vooraf gestelde doel. Mede dankzij deze relatie wordt het mogelijk om mankracht te mobiliseren en draagkracht te creëren, waardoor verandering gerealiseerd kan worden. De Roos van Leary is hierbij belangrijk, omdat je dankzij dit instrument een sociale relatie opbouwt met je interne medewerkers. Het nut hiervan is dat je je medewerkers op een voor hun prettige manier aanspreekt, waarmee je draagkracht creëert.
Tegelijk met deze interne klus, gaat de organisatie ook op zoek naar de externe stakeholders en wordt een extern netwerk van mensen die de verandering ondersteunen opgezet. Dit doen we door middel van stakeholder mapping. Wie is betrokken bij deze zaak en wat is zijn rol? Door deze vraag te beantwoorden krijg je inzicht in welke factoren van buitenaf invloed hebben op je P&C cyclus.
Daarnaast verkrijg je met behulp van process mapping inzicht in welke taken moeten worden uitgevoerd en onderzoek je zaken die een probleem vormen. Dankzij dit inzicht kunnen problemen in het begin al opgelost worden in plaats van gedurende het proces. Tijdens process mapping kijken we wie welke handelingen uitvoert en welke middelen daarvoor gebruikt worden. Bij deze stap wordt ook duidelijk welke medewerkers openstaan voor verandering en wie meer aandacht nodig heeft om mee te gaan.
Oplossing
Het realiseren van een effectievere P&C cyclus is vaak simpel te realiseren door een tussenpersoon, een stakeholdermanager, aan te wijzen. De stakeholdermanager creëert meer duidelijkheid vooraf en tijdens het proces. Stakeholders weten daardoor wat er van hen verwacht wordt en krijgen nu ook inzicht in de verantwoordelijkheden van andere stakeholders en afdelingen. Hierdoor wordt de kans groter dat zij de P&C stukken op tijd aanleveren. Ze weten tenslotte welke bottlenecks ontstaan op het moment dat zij hun werkzaamheden niet op tijd afronden. Zo ontstaat er een mate van bewustwording in de organisatie. De stakeholdermanager houdt het proces in de gaten en kan direct optreden als er vertraging ontstaat.
Tegelijkertijd heeft het inzetten van een stakeholdermanager ook direct invloed op het maatschappelijke aspect: het bevorderen van de leefomgeving van een gemeente op de meest efficiënte en maatschappelijk verantwoorde manier.
Kortom, de inzet van een stakeholdermanager verzekert dat de juiste richtlijnen rondom de P&C cyclus worden gevolgd, waardoor de stukken worden opgeleverd volgens wet- en regelgeving.
