In de ideale wereld van managers en directieleden is er het hele jaar door een constante, beheersbare werkdruk binnen het bedrijf. Een ideale wereld die natuurlijk zelden tot nooit voorkomt.

Sterker nog, de meeste organisaties hebben meerdere keren per jaar te maken met piekbelasting - een tijdelijke toename van de werkdruk. Zo’n piekbelasting komt voor bij vrijwel alle soorten organisaties, vaak door verschillende redenen. Denk aan de juridische afdeling van een non profitorganisatie die een grote stapel bezwaarschriften voor het einde van het jaar weggewerkt moet hebben. Maar ook aan de zorgverzekeraar die rond de jaarwisseling duizenden nieuwe klantdossiers erbij krijgt, omdat Nederland weer massaal is overgestapt. Ook de invoering van nieuwe regelgeving zorgt vaak voor tijdelijke extra druk op organisaties.

Efficiënte bedrijven stemmen hun personele capaciteit niet af op die piekbelasting. Maar hoe zorg je ervoor dat je die incidentele toename in workload wel aankan? Je kunt ervoor kiezen om tijdelijk extra medewerkers in te huren. Een andere optie is om een deel van de werkzaamheden in z’n geheel uit te besteden aan een externe leverancier. We bekijken beide mogelijkheden.

Sterker nog, de meeste organisaties hebben meerdere keren per jaar te maken met piekbelasting - een tijdelijke toename van de werkdruk. Zo’n piekbelasting komt voor bij vrijwel alle soorten organisaties, vaak door verschillende redenen. Denk aan de juridische afdeling van een non profitorganisatie die een grote stapel bezwaarschriften voor het einde van het jaar weggewerkt moet hebben. Maar ook aan de zorgverzekeraar die rond de jaarwisseling duizenden nieuwe klantdossiers erbij krijgt, omdat Nederland weer massaal is overgestapt. Ook de invoering van nieuwe regelgeving zorgt vaak voor tijdelijke extra druk op organisaties.

Efficiënte bedrijven stemmen hun personele capaciteit niet af op die piekbelasting. Maar hoe zorg je ervoor dat je die incidentele toename in workload wel aankan? Je kunt ervoor kiezen om tijdelijk extra medewerkers in te huren. Een andere optie is om een deel van de werkzaamheden in z’n geheel uit te besteden aan een externe leverancier. We bekijken beide mogelijkheden.

Inhuren: flexibel, maar ook extra werk

Veel bedrijven huren voor de piekmomenten tijdelijk personeel in om de werkdruk aan te kunnen. Een op het oog simpele oplossing die zeker kan werken. De extra mensen blijven zolang het nodig is en als de werkdruk afneemt, neem je weer afscheid van elkaar. Voordeel is dat er niets in de huidige werkwijze verandert; er komen alleen een aantal medewerkers bij. Bovendien kan de manager het team blijven leiden zoals hij of zij dat gewend is.

Zulk tijdelijk personeel wordt vaak ingehuurd via detacheringsbureaus. Zij nemen al flink wat werk uit handen dat normaalgesproken bij de HR-afdeling zou komen te liggen. Een gedetacheerde is immers in dienst bij het bureau en niet bij de opdrachtgever.

Houd er als opdrachtgever wel rekening mee dat je tijd kwijt bent aan de selectie van de juiste mensen. Bovendien moet je tijd vrijmaken om de het gedetacheerde personeel in te werken en te begeleiden.

Inhuren: flexibel, maar ook extra werk

Veel bedrijven huren voor de piekmomenten tijdelijk personeel in om de werkdruk aan te kunnen. Een op het oog simpele oplossing die zeker kan werken. De extra mensen blijven zolang het nodig is en als de werkdruk afneemt, neem je weer afscheid van elkaar. Voordeel is dat er niets in de huidige werkwijze verandert; er komen alleen een aantal medewerkers bij. Bovendien kan de manager het team blijven leiden zoals hij of zij dat gewend is.

Zulk tijdelijk personeel wordt vaak ingehuurd via detacheringsbureaus. Zij nemen al flink wat werk uit handen dat normaalgesproken bij de HR-afdeling zou komen te liggen. Een gedetacheerde is immers in dienst bij het bureau en niet bij de opdrachtgever.

Houd er als opdrachtgever wel rekening mee dat je tijd kwijt bent aan de selectie van de juiste mensen. Bovendien moet je tijd vrijmaken om de het gedetacheerde personeel in te werken en te begeleiden.

Uitbesteden: meer dan alleen het opvangen van de piekmomenten

De andere mogelijkheid om de piekmomenten het hoofd te bieden, is om het werk uit te besteden. Dit wordt ook sourcing of outsourcing genoemd. In dit geval huur je geen extra mensen in, maar draag je een afgebakend pakket aan werkzaamheden in z’n geheel over aan een gespecialiseerde partner.

Dankzij (out)sourcing kun je piekmomenten dus goed opvangen. Neem hier het voorbeeld van de implementatie van de nieuwe privacywetgeving AVG - ook bekend onder de Engelse afkorting GDPR - in 2018. Ineens moesten alle bedrijven die met klantdata werken, ingewikkelde nieuwe regelgeving implementeren. Veel werk, dat in één keer bovenop de gebruikelijke werkzaamheden van de juridische afdelingen zou komen. Dat konden veel organisaties niet hun eentje aan.

Uitbesteden: meer dan alleen het opvangen van de piekmomenten

De andere mogelijkheid om de piekmomenten het hoofd te bieden, is om het werk uit te besteden. Dit wordt ook sourcing of outsourcing genoemd. In dit geval huur je geen extra mensen in, maar draag je een afgebakend pakket aan werkzaamheden in z’n geheel over aan een gespecialiseerde partner.

Dankzij (out)sourcing kun je piekmomenten dus goed opvangen. Neem hier het voorbeeld van de implementatie van de nieuwe privacywetgeving AVG - ook bekend onder de Engelse afkorting GDPR - in 2018. Ineens moesten alle bedrijven die met klantdata werken, ingewikkelde nieuwe regelgeving implementeren. Veel werk, dat in één keer bovenop de gebruikelijke werkzaamheden van de juridische afdelingen zou komen. Dat konden veel organisaties niet hun eentje aan.

De voordelen van uitbesteden

Met een succesvolle uitbesteding bereik je veel meer dan alleen het opvangen van de piekmomenten. Weet je als bedrijf optimaal te profiteren van de onderstaande voordelen van outsourcing? Dan creëer je door werk goed uit te besteden nog veel meer waarde voor je bedrijf.

Weet vooraf waar je aan toe bent

Als je werk uitbesteedt, maak je van tevoren duidelijke afspraken over het te behalen resultaat. Spreek je samen af dat er 1.500 juridische bezwaarschriften voor het einde van het jaar worden afgehandeld? Dan ligt die verantwoordelijkheid vanaf dat moment bij de partij die het werk aanneemt. Die partij moet - en kan - bijvoorbeeld zelf extra personeel inzetten als bepaalde deadlines onverhoopt niet gehaald dreigen te worden. Een prettig gevoel, want zo weet je als uitbestedende partij precies wat je kunt verwachten en tegen welke kosten. Je hebt er geen omkijken meer naar.

Veel bedrijven onderbouwen hun besluit om werkzaamheden uit te besteden voornamelijk met het argument ‘kostenbesparing’. Begrijpelijk, want werk wordt op een efficiënte manier aangepakt. Groot voordeel is dat je geen diepte-investeringen meer hoeft te doen. In het geval van de non profitorganisatie hoef je niet meer te investeren in de kennis van je personeel op het betreffende onderwerp. Daarnaast verdwijnt de administratieve rompslomp rondom je personeel en je hebt minder kantoorruimte nodig, tenzij je wilt dat het werk inhouse wordt gedaan.

Hogere medewerkertevredenheid

Door de stapel bezwaarschriften over te dragen breng je meer focus aan in de totale dienstverlening. De gespecialiseerde partner focust zich op de dossiers, terwijl de juristen binnen de organisatie zich volledig kunnen focussen op de andere werkzaamheden. Deze focus aan beide kanten is nodig om een hoge kwaliteit en snelle doorlooptijd te bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een beter resultaat, maar ook voor een hogere tevredenheid onder de werknemers

De voordelen van uitbesteden

Met een succesvolle uitbesteding bereik je veel meer dan alleen het opvangen van de piekmomenten. Weet je als bedrijf optimaal te profiteren van de onderstaande voordelen van outsourcing? Dan creëer je door werk goed uit te besteden nog veel meer waarde voor je bedrijf.

Weet vooraf waar je aan toe bent

Als je werk uitbesteedt, maak je van tevoren duidelijke afspraken over het te behalen resultaat. Spreek je samen af dat er 1.500 juridische bezwaarschriften voor het einde van het jaar worden afgehandeld? Dan ligt die verantwoordelijkheid vanaf dat moment bij de partij die het werk aanneemt. Die partij moet - en kan - bijvoorbeeld zelf extra personeel inzetten als bepaalde deadlines onverhoopt niet gehaald dreigen te worden. Een prettig gevoel, want zo weet je als uitbestedende partij precies wat je kunt verwachten en tegen welke kosten. Je hebt er geen omkijken meer naar.

Veel bedrijven onderbouwen hun besluit om werkzaamheden uit te besteden voornamelijk met het argument ‘kostenbesparing’. Begrijpelijk, want werk wordt op een efficiënte manier aangepakt. Groot voordeel is dat je geen diepte-investeringen meer hoeft te doen. In het geval van de non profitorganisatie hoef je niet meer te investeren in de kennis van je personeel op het betreffende onderwerp. Daarnaast verdwijnt de administratieve rompslomp rondom je personeel en je hebt minder kantoorruimte nodig, tenzij je wilt dat het werk inhouse wordt gedaan.

Hogere medewerkertevredenheid

Door de stapel bezwaarschriften over te dragen breng je meer focus aan in de totale dienstverlening. De gespecialiseerde partner focust zich op de dossiers, terwijl de juristen binnen de organisatie zich volledig kunnen focussen op de andere werkzaamheden. Deze focus aan beide kanten is nodig om een hoge kwaliteit en snelle doorlooptijd te bereiken. Dit zorgt niet alleen voor een beter resultaat, maar ook voor een hogere tevredenheid onder de werknemers

In drie stappen naar een succesvolle uitbesteding

Uitbesteding kan dus veel waarde toevoegen, maar het betekent vaak wel een verandering in de huidige werkwijze van het bedrijf. Zo verandert de rol van het management en de manier waarop zij de regie kunnen houden.

Een goede voorbereiding van het uitbestedingstraject is een van de belangrijkste sleutels tot succes. In ons gratis whitepaper ‘In drie stappen succesvol werk uitbesteden’ gaan we uitgebreid in op de drie stappen die je moet nemen om de uitbesteding tot een succes te maken:

  1. Maak de keuze: zelf doen of uitbesteden
  2. Vind de juiste partner
  3. Maak duidelijke afspraken

In drie stappen naar een succesvolle uitbesteding

Uitbesteding kan dus veel waarde toevoegen, maar het betekent vaak wel een verandering in de huidige werkwijze van het bedrijf. Zo verandert de rol van het management en de manier waarop zij de regie kunnen houden.

Een goede voorbereiding van het uitbestedingstraject is een van de belangrijkste sleutels tot succes. In ons gratis whitepaper ‘In drie stappen succesvol werk uitbesteden’ gaan we uitgebreid in op de drie stappen die je moet nemen om de uitbesteding tot een succes te maken:

  1. Maak de keuze: zelf doen of uitbesteden
  2. Vind de juiste partner
  3. Maak duidelijke afspraken

Vrijblijvend een verkenning op maat 

Worstelt u met te weinig capaciteit of zoekt u een andere expertises en vaardigheden dan uw eigen organisatie kan bieden? Heeft u te maken met werkachterstanden of een sterk fluctuerend werkaanbod? Vertel ons uw uitdaging en daag ons uit. Geheel vrijblijvend maken we een oplossingsverkenning op maat.  

Vraag hier aan

 


Vrijblijvend een verkenning op maat 

Worstelt u met te weinig capaciteit of zoekt u een andere expertises en vaardigheden dan uw eigen organisatie kan bieden? Heeft u te maken met werkachterstanden of een sterk fluctuerend werkaanbod? Vertel ons uw uitdaging en daag ons uit. Geheel vrijblijvend maken we een oplossingsverkenning op maat.  

Vraag hier aan

 

Auteurs
Joyce van Rosenberg Process consultant
Heleen van Rijsbergen Legal Consultant
Auteurs
Joyce van Rosenberg Process consultant
Heleen van Rijsbergen Legal Consultant
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen