Welke persoonsgegevens verzamelen wij

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Hieronder beschrijven wij per categorie welke persoonsgegevens wij verwerken en wat de grondslag daarvoor is.

1. Sollicitanten

Van sollicitanten verwerken wij de volgende gegevens:

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens allereerst om aan het sollicitatieverzoek te kunnen voldoen en om voorafgaand aan de sluiting van een eventuele arbeidsovereenkomst maatregelen te nemen. Daarnaast hebben wij er een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij om onze diensten te kunnen (blijven) verlenen en in dat kader te beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en talenten.

Bewaartermijn

De gegevens van onze sollicitanten verwijderen wij na verloop van twee kalenderjaren nadat bij ons is gesolliciteerd, of eerder indien een (voormalig) sollicitant om verwijdering van zijn of haar gegevens verzoekt. Deze termijn is voor ons van belang, omdat met regelmaat functies vrijkomen op inhoudelijk uiteenlopende vakgebieden. De behoefte is daarom groot om een sollicitant die niet voor de ene functie in aanmerking komt, nog een zekere periode uit te kunnen nodigen voor een andere functie. Daarnaast verwerken wij deze gegevens voor analysedoeleinden, om ons sollicitatieproces- en beleid te kunnen optimaliseren.

 

2. Medewerkers en stagiairs

Als iemand bij ons werkzaam is op basis van een arbeids- of stageovereenkomst, dan verwerken wij de volgende gegevens:

 

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens op basis van meerdere grondslagen. We hebben de gegevens nodig om uitvoering aan de arbeidsovereenkomst te kunnen geven. En ook om aan diverse wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het uitbetalen van loon, loonbelasting en sociale lasten, de wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst en vanwege de wettelijke verplichting voor samenwerking met een arbodienst.

Daarnaast verwerken wij eventuele sportinteresses van onze medewerkers om hen te kunnen informeren over en te enthousiasmeren voor de diverse sportevents en vitaliteitsprogramma’s die wij organiseren. Deze programma’s ondersteunen onze bedrijfsfilosofie waarbij wij sport als metafoor aan onze dienstverlening koppelen. En deze programma’s dragen ook bij aan de onderlinge betrokkenheid en vitaliteit van onze medewerkers. Deze gegevensverwerking dient daarmee een gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn

Voor de gegevens van onze medewerkers gelden verschillende bewaartermijnen. Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, worden op grond van de wet zeven jaar bewaard als een medewerker uit dienst gaat. Voor loonbelastingverklaringen en het kopie van het identiteitsbewijs van de oud-medewerker bestaat een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar. Overige informatie wordt binnen twee jaar na uitdiensttreding verwijderd.

Externe medewerkers (in dienst van andere organisatie)

Als wij een medewerker van een andere organisatie inhuren, dan verwerken wij de volgende gegevens: 

Wettelijke grondslag

Deze persoonsgegevens verwerken wij op grond van een wettelijke verplichting en ter voorkoming van ‘inlenersaansprakelijkheid’, waarmee ons gerechtvaardigd belang wordt gediend. 

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn.

3. ZZP’ers

Van de ZZP’ers in ons netwerk, leggen wij de volgende gegevens vast:

Zodra wij met een ZZP’er een overeenkomst van opdracht aangaan, dan verwerken wij:

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens om een netwerk van ZZP’ers te kunnen onderhouden, dat ondersteuning kan bieden aan onze bedrijfsactiviteiten. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek en persoonlijk contact met de ZZP’ers de (toekomstige) samenwerking bevordert.

Als een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, dan verwerken wij de persoonsgegevens om aan die overeenkomst ook uitvoering te kunnen geven. Daarnaast bestaat er een wettelijke verplichting voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens voor de fiscale boekhouding. Wij verwerken de gegevens ook om te kunnen voldoen aan de eisen die de Stichting Normering Arbeid stelt, in het kader van onze NEN 4400 certificering. Daarvoor hebben wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens blijven bewaard totdat de ZZP'er om verwijdering van deze gegevens vraagt. Daarnaast verzoeken wij periodiek tot actualisatie/controle van de gegevens aan de ZZP’er, waarbij ook de mogelijkheid wordt geboden om de gegevens te laten verwijderen. Wij gaan eveneens over tot verwijdering van de gegevens, als de actualisatie/controleverzoeken niet (meer) worden opgevolgd. In dat geval gaan wij ervan uit dat er geen prijs meer wordt gesteld op registratie van de gegevens.

Zodra een overeenkomst van opdracht is gesloten, dan worden de daarin verwerkte gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn bewaard.

4. Zakelijke relaties

Van onze zakelijke relaties (contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers en partners) verwerken wij de volgende gegevens:

Wettelijke grondslag

Deze gegevens verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de diverse inkoop-, samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten die wij aangaan met onze leveranciers, partners en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij deze gegevens in het kader van relatiemanagement waarmee in ons gerechtvaardigd belang wordt voorzien, nu het onderhouden van onze relaties bij bedrijven en organisaties de bestaande en mogelijk nieuwe vormen van samenwerking bevordert.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties zolang:

5. Ontvangers van mailings en inhoudelijke content

Mailings

Periodiek sturen wij onze klantrelaties maar ook andere geïnteresseerden die zich daarvoor zelf aanmelden een mailing. Denk hierbij aan een nieuwsbrief, informatie over onze dienstverlening, vacatures en/of uitnodigingen voor onze events die wij organiseren.

Als iemand zich actief (bijvoorbeeld via een van onze websites) als geïnteresseerde aanmeldt voor onze mailinglist of een event, dan registreren wij:

In het geval van een verzonden mailing: de ‘opens en clicks’ waarmee wij inzichtelijk kunnen maken hoe goed deze wordt gelezen. Concreet registreren wij of en wanneer de mailing is afgeleverd en geopend, of en wanneer een specifiek onderwerp is geopend en het type mailclient.

 

Wettelijke grondslag

Wij sturen onze klantrelaties mailings in het kader van relatiemanagementdoeleinden. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek contact met de klantrelatie de (toekomstige) samenwerking bevordert. Voor andere geïnteresseerden verwerken wij gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de actieve aanmeldingen (toestemming) via onze website.

 

Bewaartermijn

Mailings: de gegevens blijven hiervoor bewaard zolang de ontvanger de mailings zelf nog wenst te ontvangen. Stelt de ontvanger geen prijs meer op de ontvangst hiervan, dan kan de ontvanger bij elke mailing eenvoudig weer uitschrijven. Voor de aanmelding voor onze events via ons contactformulier geldt dat wij deze gegevens zo lang bewaren als nodig is om aan het (aanmeld)verzoek te kunnen voldoen.

 

6. Bezoekers kantoorpand

Van onze bezoekers kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Wettelijke grondslag

Het kenteken registreren wij, zodat onze receptie weet wie zij toegang tot de parkeerplaats moeten verschaffen en om de bezoeker bij naam te verwelkomen. Wij verwerken deze gegevens dus om de toegang tot ons kantoorpand te kunnen controleren en dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het pand. Dit is ter beveiliging van onze werknemers, klanten en eigendommen. Daarnaast weten wij wie zich in het pand bevindt als zich een calamiteit voordoet, zoals brand. Wij hebben dus een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij het verwerken van namen, kentekens en camerabeelden.

Bewaartermijn

Wij bewaren camerabeelden niet langer dan vier weken, tenzij we een goede reden hebben om de camerabeelden langer te bewaren. Te denken valt aan een politieonderzoek. De beelden worden daarna verwijderd.

Terug naar Privacyverklaring >