Welke persoonsgegevens verzamelen wij

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Hieronder beschrijven wij per categorie welke persoonsgegevens wij verwerken en wat de grondslag daarvoor is.

1. Sollicitanten

Van sollicitanten verwerken wij de volgende gegevens:

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens allereerst om aan het sollicitatieverzoek te kunnen voldoen. Daarnaast hebben wij er een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij om onze diensten te kunnen (blijven) verlenen en te beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en talenten.

Bewaartermijn

De gegevens van onze sollicitanten verwijderen wij na verloop van twee kalenderjaren nadat bij ons is gesolliciteerd. Deze termijn is voor ons van belang, omdat met regelmaat functies vrijkomen op inhoudelijk uiteenlopende vakgebieden. De behoefte is daarom groot om een sollicitant die niet voor de ene functie in aanmerking komt, nog een zekere periode uit te kunnen nodigen voor een andere functie.

2. Medewerkers en stagiairs

Als iemand bij ons werkzaam is op basis van een arbeids- of stageovereenkomst, dan verwerken wij de volgende gegevens:

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens op basis van meerdere grondslagen. We hebben de gegevens nodig om uitvoering aan de arbeidsovereenkomst te kunnen geven. En ook om aan diverse wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het uitbetalen van loon, loonbelasting en sociale lasten, de wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst en vanwege de wettelijke verplichting voor samenwerking met een arbodienst.

Daarnaast verwerken wij eventuele sportinteresses van onze medewerkers om hen te kunnen informeren over en te enthousiasmeren voor de diverse sportevents en vitaliteitsprogramma’s die wij organiseren. Deze programma’s ondersteunen onze bedrijfsfilosofie waarbij wij sport als metafoor aan onze dienstverlening koppelen. En deze programma’s dragen ook bij aan de onderlinge betrokkenheid en vitaliteit van onze medewerkers. Deze gegevensverwerking dient daarmee een gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn

Voor de gegevens van onze medewerkers gelden verschillende bewaartermijnen. Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, worden op grond van de wet zeven jaar bewaard als een medewerker uit dienst gaat. Voor loonbelastingverklaringen en het kopie van het identiteitsbewijs van de oud-medewerker bestaat een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar. Overige informatie wordt binnen twee jaar na uitdiensttreding verwijderd.

Externe medewerkers (in dienst van andere organisatie)

Als wij een medewerker van een andere organisatie inhuren, dan verwerken wij de volgende gegevens: 

Wettelijke grondslag

Deze persoonsgegevens verwerken wij op grond van een wettelijke verplichting en ter voorkoming van ‘inlenersaansprakelijkheid’, waarmee ons gerechtvaardigd belang wordt gediend. 

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn.

3. ZZP’ers

Van de ZZP’ers in ons netwerk, leggen wij de volgende gegevens vast:

Zodra wij met een ZZP’er een overeenkomst van opdracht aangaan, dan verwerken wij:

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens om een netwerk van ZZP’ers te kunnen onderhouden, dat ondersteuning kan bieden aan onze bedrijfsactiviteiten. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek en persoonlijk contact met de ZZP’ers de (toekomstige) samenwerking bevordert.

Als een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, dan verwerken wij de persoonsgegevens om aan die overeenkomst ook uitvoering te kunnen geven. Daarnaast bestaat er een wettelijke verplichting voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens voor de fiscale boekhouding.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens blijven bewaard totdat de ZZP'er om verwijdering van deze gegevens vraagt. Daarnaast verzoeken wij periodiek tot actualisatie/controle van de gegevens aan de ZZP’er, waarbij ook de mogelijkheid wordt geboden om de gegevens te laten verwijderen. EIFFEL gaat over tot verwijdering van de gegevens, als actualisatie/controleverzoeken niet (meer) worden opgevolgd. De actualisatie/het controleverzoek vindt elk jaar plaats.

Zodra een overeenkomst van opdracht is gesloten, dan worden de daarin verwerkte gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn bewaard.

4. Zakelijke relaties

Van onze zakelijke relaties (contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers en partners) verwerken wij de volgende gegevens:

Wettelijke grondslag

Deze gegevens verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de diverse inkoop-, samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten die wij aangaan met onze leveranciers, partners en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij deze gegevens in het kader van relatiemanagement waarmee in ons gerechtvaardigd belang wordt voorzien, nu het onderhouden van onze relaties bij bedrijven en organisaties de bestaande en mogelijk nieuwe vormen van samenwerking bevordert.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties zolang:

5. Website, nieuwsbrief en cookies

Aanmeldingen en contactverzoeken

Als iemand zich via onze website aanmeldt voor een nieuwsbrief en/of een event, dan verwerken wij:

Als iemand het contactformulier op onze website invult, dan verwerken wij: 

Ontvangers van nieuwsbrieven en mailings

Via onze website(s) is het mogelijk om je aan te melden voor onze nieuwsbrieven. Ook sturen wij, in het kader van relatiemanagement, onze relaties informatie over onze (nieuwe) diensten toe. Wij volgen hoe goed onze nieuwsbrieven en mailings worden gelezen door het bijhouden van ‘opens en clicks’, waarmee inzichtelijk wordt:

Wettelijke grondslag

De gegevens worden verwerkt om uitvoering te kunnen geven aan de actieve aanmeldingen via onze website. De verwerking van de ‘opens en clicks’ vindt plaats om te kunnen voorzien in ons gerechtvaardigd belang om de leeswaarde van onze nieuwsbrieven te kunnen beoordelen en berichtgeving af te stemmen op de interesses.

Bewaartermijn

Nieuwsbrieven en mailings: jouw gegevens blijven hiervoor bewaard zolang je de nieuwsbrieven/mailings zelf nog wenst te ontvangen. Stel je geen prijs meer op de ontvangst hiervan, dan kun je je bij elke nieuwsbrief/mailing eenvoudig uitschrijven. Voor de aanmelding voor onze events via ons contactformulier geldt dat wij deze gegevens zo lang bewaren als nodig is om aan jouw (aanmeld)verzoek te kunnen voldoen.

Cookies

Als je onze website bezoekt, dan plaatsen wij een aantal cookies op bijvoorbeeld jouw computer of smartphone. Dit zijn kleine tekstbestanden waarin informatie wordt opgeslagen. Het gaat hierbij om cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website (functionele cookies) en om cookies die de website kunnen verbeteren (analytische cookies). Deze cookies hebben geen gevolgen voor je privacy.

Daarnaast maken wij gebruik van Google Analytics. Met deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van de website en kunnen we de website optimaliseren. Denk hierbij aan zoekopdrachten die geen resultaat op onze website opleveren. Deze gegevens zijn anoniem en niet tot een individu te herleiden. We hebben hiervoor een bewerkersovereenkomst met Google gesloten, waarin: het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd, 'gegevens delen' is uitgezet en er geen gebruik gemaakt wordt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Je kunt een pagina van EIFFEL.nl delen via Facebook, Twitter of LinkedIn door onderaan de pagina op de social media-button te klikken. Op dat moment plaatst het social media-netwerk een cookie op je computer of smartphone. Er wordt ook een cookie geplaatst als je een YouTube-video op onze website bekijkt. Dit is ook het geval als je ons account/profiel bezoekt op een social media-netwerk waar wij verwijzen naar onze website. Hiermee wordt het aantal clicks naar onze website gemeten/het aantal bezoekers naar onze website gemeten zodat advertentiecampagnes geoptimaliseerd kunnen worden. Voor meer informatie hoe het social media-netwerk omgaat met cookies en uw privacy, verwijzen wij je naar hun eigen beleid:

http://www.facebook.com/help/cookies
http://twitter.com/privacy
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy  

Als je geen cookies wilt dan kun je dit via de browser uitzetten. Dit kan de werking en gebruiksmogelijkheden van de website beperken.

Terug naar Privacyverklaring >