Bij een beursgenoteerd bedrijf als Aegon moet de financiële verslaglegging exact kloppen. De cijfers achter de komma kunnen letterlijk het verschil maken. Ook bij de administratie van de uitbestede Aegon pensioenen die Aegon-dochter TKP uitvoert. Elke paar maanden worden grote polisbestanden gemigreerd van TKP naar Aegon en dat moet vlekkeloos verlopen.

Met de invoering van IFRS17 (International Financial Reporting Standard) staat de verzekeringsbranche voor een ingrijpende operatie. “Het is een uitdagende tijd,” vertelt Pieter van der Ster. Hij is operationeel manager Financial Information Management (FIM) Accounting bij Aegon en onder andere verantwoordelijk voor de financiële registratie van deze nieuwe waarderingssystematiek. “In eerste instantie zochten we naar ondersteuning voor collega’s die in het project participeren, maar uiteindelijk kregen we veel meer van onze EIFFEL-consultant.”

 

Niet helemaal toevallig

Eind 2019 rondt financieel specialist Maarten Pino net zijn opdracht af bij TKP een dochteronderneming van Aegon en de vijfde pensioenuitvoerder van Nederland. Niet helemaal toevallig wordt hij door EIFFEL vervolgens gevraagd voor de ondersteuningsopdracht bij FIM. Ieder jaar besteedt de afdeling, namelijk steeds meer uit aan TKP Pensioen. Ook in het kader van de IFRS17 is het tijd om de retouraanlevering van financiële data door TKP onder de loep te nemen. “Het was natuurlijk enorm handig voor Aegon en mijzelf dat ik de andere partij op dat moment al van binnenuit kende,” vindt Maarten.

 

Verschillend DNA

Bij dit grote project komt al snel aan het licht dat het DNA van een pensioenuitvoerder en een verzekeraar verschillen. Daarbij moeten er ook gewoon feitelijke afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld systemen en het service level. Hoewel Maarten in eerste instantie wordt ingezet voor de ondersteuning van de afdeling FIM, verandert zijn rol gaandeweg.

“We zijn vaak gericht op de inhoud in dit vak en vergeten de mens al snel,” stelt Pieter. “Eigenlijk heb je bij dit soort projecten wat smeerolie nodig om het tot bloei te brengen. De manier waarop Maarten mensen met elkaar in contact brengt, bleek precies wat we nodig hadden.” Al snel wordt Maarten ingezet bij het migratieproject met TKP.

 

Perfectie op onderdelen

Het oude gezegde dat vreemde ogen dwingen, gaat meestal ook op bij de inzet van een externe consultant. Dan nog is het niet eenvoudig om twee partijen op een lijn te krijgen bij een complex project als de uitbesteding van een pensioenadministratie. De manier waarop cijfers worden aangeleverd is belangrijk voor een beursgenoteerde verzekeraar, maar lang niet altijd logisch voor een pensioenuitvoerder. Maarten krijgt de schone taak toebedeeld om de partijen bij elkaar te brengen.

“Ik ben eigenlijk gewoon bottom up begonnen,” vertelt hij nuchter. “Eerst ging ik in gesprek met de materiedeskundigen zodat ze mij konden uitleggen waar het probleem zat. Vervolgens gingen we dat deel van het proces dan heel gericht perfectioneren. Zo pakten we elke keer een nieuw stukje op om te verbeteren aan de hand van de best practices van eerdere onderdelen.”

 

Niet afhankelijk van de externe consultant

De aanpak van Maarten werpt vruchten af. “Al snel was er meer structuur. Dat brengt rust, maar geeft tegelijkertijd ook energie,” vindt Pieter. “Veranderen is niet makkelijk, zeker niet in een complexe situatie als deze. Dat lukt alleen als je zelf in beweging komt en met de aanpak van Maarten lukte dat al vrij direct.” Ondertussen doet Maarten er alles aan om de voortgang van het project te blijven communiceren. Het is belangrijk dat de mensen van Aegon het project van binnen en van buiten kennen, zodat de organisatie niet afhankelijk wordt van een externe consultant. “Je zou de aanpak van Maarten natuurlijk Agile kunnen noemen,” stelt Pieter. “Maar zie het maar gewoon als doel- en samenwerkingsgericht werken en dat met veel plezier uitvoeren. Maarten kent gewoon heel goed zijn verantwoordelijkheid als externe consultant en handelt daarnaar.”

 

Match made in heaven

Uiteindelijk is het takenpakket van Maarten veel breder geworden dan de initiële vraag vanuit Aegon. Een prima ontwikkeling vindt Pieter dat. “Maarten kan op een laagdrempelige manier contact leggen en uiteindelijk blijkt dat nog belangrijker dan de inhoud. Hoewel er dus niks mis is met zijn inhoudelijke vaardigheden, integendeel.”

De combinatie van de eerdere ervaring van Maarten en de ruimte die Pieter aan hem biedt om zijn vaardigheden in te zetten, blijken een match made in heaven. “En we hebben persoonlijk een goede klik, ook niet geheel onbelangrijk,” voegt Pieter daar lachend aan toe.

EIFFEL in de Financiële sector

EIFFEL ondersteunt banken, verzekeraars en pensioenuitvoerders in een breed scala aan thema's. Van grote projecten tot individuele inzet en van trainees tot senior consultants.

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen