Te hoge voorraden en toch niet kunnen voldoen aan de klantvraag? Voor het bestverkopende artikel is bijna geen plek meer voor in het magazijn, lastig maar geen ramp. Echter klanten zijn steeds vaker ontevreden omdat sommige minder hardlopende artikelen regelmatig uit zijn verkocht. Wat is er mis met de voorraadplanning? Er zijn tal van planningsprofielen om artikelen te managen. Waarom is de voorraad dan toch niet op orde? 

Voorraadplanning

Het hebben van de juiste voorraden is van essentieel belang in iedere organisatie; genoeg om te voldoen aan de klantvraag, maar niet zoveel dat de kosten de pan uit rijzen. Om dit goed te plannen en beheren moet er aan voorraadplanning gedaan worden in de organisatie. Eén van de belangrijkste onderdelen in dit zo goed mogelijk doen is het opzetten van voorraad- en planningsstrategieën voor alle artikelen. Er moet een strategie bepaald worden voor alle producten omtrent voorraadniveaus, bestelhoeveelheden, en in het algemeen het beheer hiervan. Maar hoe bepaal je de juiste strategie voor alle producten? 

De meeste organisaties hebben niet de mogelijkheid om elk artikel een individuele strategie te geven voor het voorraadbeheer. Verschillende artikelen zullen daarom geclusterd worden om ze als groep te managen; vergelijkbare artikelen krijgen dezelfde strategie. Hoe bepaalt een organisatie welke artikelen bij elkaar horen? En welke parameters worden eraan verbonden om de voorraad te optimaliseren? 

 

Hoe bepaal je het planningsprofiel? 

De meeste organisaties zullen allereerst artikelen groeperen op fysieke of functionele eigenschappen, en relevante subcategorieën: kleding → broeken → spijkerbroeken → slim fit → etc. Dit heeft echter niet per se iets te maken met het planningsprofiel waarin een artikel valt. Een planningsprofiel moet passen bij het verbruik van het artikel. Een korte broek en een kippenpoot hebben fysiek geen overeenkomst, maar kan in het planningsprofiel veel overeenkomsten hebben: meer verkoop in de zomermaanden, zeker bij hoge temperaturen buiten en een lang weekend. Maar plaatst een planner deze in hetzelfde planningsprofiel? 

Waarschijnlijk niet, en dat is logisch te verklaren. De verschillen zijn vaak groter en belangrijker dan de overeenkomsten: die korte broek bederft niet en vertoont een langere planningscyclus dan die van de kippenpoot. Die korte broek is al 6 maanden geleden besteld bij de fabriek in Azië; die kip 2 dagen geleden bij de slachterij in België. Daarnaast is de planning functioneel gescheiden; niet veel organisatie verkopen beide producten, en indien ze wel binnen dezelfde organisatie te vinden zijn zal food en non-food zelden op dezelfde planningsafdeling gevestigd zijn.  

 

De juiste criteria kiezen

Als fysieke eigenschappen dan niet bepalend zijn voor het planningsprofiel, wat dan wel? Veel organisaties zullen nadat artikelen functioneel verdeeld zijn, deze indelen aan de hand van de verkoopgegevens. Hierbij is een classificatie met ABC een veelgebruikte methode. De letter geeft hier simpelweg een ranking aan het artikel, A-artikelen zijn de beste artikelen en C de slechtste. Dit is een logische classificatie, maar de vraag waaraan voorbijgegaan wordt is: wat is een goed product? Het beste artikel wordt vaak synoniem gesteld aan het meest verkochte, maar is dat ook het beste artikel? Als een groothandel 100.000 stuks van een schroefje van €0,03 verkoopt, terwijl het ook 10 grasmaaiers verkoopt van €1.000,-; welke is dan het beste product? Wat als de inkoopprijs van de grasmaaier €900 euro is. En deze ook te koop staat bij de eerstvolgende winkel. Terwijl het schroefje maar €0,01 inkoop is en klanten speciaal bij jou komen omdat jij als enige dit specifieke schroefje verkoopt? Wat als de verkoop van dat schroefje gelijkmatig is over het hele jaar, terwijl de grasmaaier alleen verkoopt tijdens de lentemaanden?  
 

Volume is daarom niet het juiste criterium om planningsprofielen op te baseren. Het is eendimensionaal en te beperkt om daarmee een artikel te gaan plannen. Beter is het om te kijken naar andere (verkoop)eigenschappen van een artikel en meerdere criteria te hanteren om artikelen te clusteren, in plaats van ze langs 1 meetlat te leggen. Om hiermee te beginnen is het van belang om vragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld: wat is het verkooppatroon? Wat is de marge op het artikel? Hoe bederfelijk is het artikel? In welke fase van de ‘life cycle’ bevindt het zich? Hoe erg is het als het ‘out-of-stock’ raakt? Dit zijn slechts enkele vragen die kunnen helpen richting te bepalen hoeveel, en welke, criteria er nodig zijn om planningsprofielen te gaan vormen. Wees ervan bewust dat antwoorden zullen veranderen in de loop der tijd en niet universeel zijn. Het zal verschillen per industrie, zelfs tussen organisaties in dezelfde branche; Zara en C&A zullen heel verschillende antwoorden geven op dezelfde vragen. Het enige universele is dat de antwoorden zullen leidden tot het geven van richting welke criteria belangrijk kunnen zijn voor een organisatie of organisatieonderdeel.  

Ten slotte, het gebruik van volume als criterium voor het bepalen van een planningsprofiel leidt ertoe dat het verkoopvolume ten minste twee keer gebruikt wordt in het bepalen van de voorraadniveaus. Het planningsprofiel wordt vaak gelinkt met een customer servicelevel; wat weer input is voor de berekening van de Safety Stock en andere afgeleiden. Een andere belangrijke input voor de berekening van Safety Stock is verkoopvolume. Hierdoor wordt deze dus ten minste 2 keer gebruikt als input. Belangrijk is daarom om te realiseren dat een planningsprofiel input is voor de planning van goederen, of dat nu gebeurt in een Excel sheet of een ERP of voorraadbeheersysteem. In bijna alle toepassingen zijn er standaard berekeningen die voorraad- en inkoopaantallen bepalen. Aan deze wiskundige berekeningen is vrij weinig unieks tussen organisaties, zoals echter duidelijk is geworden hierboven is het bepalen van de criteria echter wel uniek voor iedere organisatie. 
 

Het vaststellen van de juiste criteria voor een organisatie of business unit is afhankelijk van vele factoren en wordt alleen duidelijk door kritische vragen te stellen en goede discussies te houden tussen alle stakeholders. Hierbij is het van belang dat er kennis is van zaken, de industrie waarbinnen geopereerd wordt, de kansen en uitdagingen die er aan komen en natuurlijk van het DNA en strategie van de organisatie. Pas nadat criteria vast zijn gesteld die de planningsprofielen bepalen kunnen ERP- en planningssystemen optimaal werken en de doelen gerealiseerd worden. Als u en uw organisatie op zoek zijn naar partner die u kan helpen en begeleiden in deze discussie zodat u de juiste planningsprofielen vorm kan geven stuur me dan een bericht. Ik kijk er naar uit om u te helpen uw voorraden naar het juiste niveau te brengen. 

Over de auteur
Sjoerd Klem Consultant Supply chain
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen