Als een spits zoveel mogelijk moet scoren, moet een teamarts dan zoveel mogelijk spelers behandelen? En als een keeper alle ballen moet tegenhouden, geldt dat dan ook voor de verdedigers?

In dit artikel duik ik in de wereld van prestatie indicatoren en laat ik zien welk effect het stellen van de juiste, meetbare prestatie doelen, en het gesprek daarover, kan hebben op het succes van jouw organisatie.

Het doel

Van sportmetaforen krijgen we bij EIFFEL nooit genoeg en ook nu grijp ik dankbaar mijn kans: Iedereen die iets met sport heeft zal namelijk herkennen dat een goed functionerend sportteam altijd één duidelijk doel heeft; het kampioenschap. Om dit doel te behalen zijn de individuele bijdrages van spelers en staf gezamenlijk nodig. De staf en spelers hebben één gedeeld doel, maar de taken die zij uitvoeren om deze samen te halen verschillen sterk van elkaar. Hoe zorgt zo’n team dat de teamleden elkaar niet tegenwerken? Of beter, dat iedere individuele bijdrage daadwerkelijk iets bijdraagt aan het einddoel? Iets wat we in onze teams op het werk ook graag zien toch? 

Meten is zweten

Om te weten of iedereens bijdrage positief effect heeft op het behalen van het gezamenlijke doel (het kampioenschap) willen we de voortgang daarop meten. Het aantal gewonnen wedstrijden ligt voor de hand. Dat is zeker nuttig om te meten maar dat zegt niets over de individuele bijdrages.

Een spits die veel kansen benut bijvoorbeeld, kan een goede indicator zijn, (want meer goals = meer kans op winst = meer kans op kampioenschap) en een keeper die veel ballen tegenhoudt ook. Maar een teamarts moet zich niet focussen op het behandelen van zoveel mogelijk spelers want dan ligt iedere speler na elke training aan de bloedtransfusie of op de massagebank. Zo’n overijverige teamarts kan dan juist het kampioenschap in gevaar brengen als hij zich volledig focust op zijn persoonlijke doel en daarbij het overkoepelende doel uit het oog verliest. Om te kunnen bepalen of de teamarts bijdraagt aan het winnen van het kampioenschap willen we dus eerder meten of zijn behandelingen effectief zijn; hoe vaak heeft een behandeling door de arts het gewenste effect gehad.
 

Van data naar informatie

In het bovenstaande voorbeeld van de teamarts mogen we aannemen dat de arts zelf snel doorheeft dat zijn bijdrage niet constructief is maar in grote, complexe organisaties kan het best lastig zijn om zeker te weten of het werk (/de manier van werken) van jouw team niet ergens anders voor problemen zorgt. Voornaamste reden voor het ontstaan van deze situaties in organisaties: een vaag geformuleerd einddoel, ofwel het antwoord op de vraag: “Wanneer is ons team succesvol?”. Door een vaag einddoel wordt het onmogelijk om heldere subdoelen te bepalen en daarmee om goed de voortgang van je team/afdeling te meten. De verkeerde metingen hanteren (zoals in het voorbeeld van de teamarts) zorgt voor een korte termijn focus en geeft bij een probleem (het niet behalen van het doel) niet de oorzaak maar slechts de schuldige weer. Daar zijn we niet persé in geïnteresseerd. We willen ten slotte samen winnen, als team!

Slim aan de slag
Wat moet je nu als eerste doen als je wilt dat jouw data wél wat zegt over het succes van jouw team?

  1. Pak de missie en visie van jouw organisatie erbij. Als die nog niet opgesteld zijn, stel die dan op samen met het management of de directie.
  2. Bepaal op basis daarvan de drie belangrijkste doelen. (bv. Omzet €X, Max aantal taken op backlog X, Gem. Doorlooptijd X)
  3. Bepaal aan de hand daarvan weer de drie belangrijkste subdoelen voor jouw team/afdeling. (Dat kunnen best dezelfde doelen zijn als bij stap 2 maar dan met andere waarden.)
  4. Start met het wekelijks meten van die drie doelen en bespreek deze kort in het team. (Dit kan a.d.h.v. een dashboard maar kan ook gewoon een lijst met metingen zijn)
    Zijn de metingen nog niet goed genoeg? Verbeter ze. Zijn de metingen wel goed? Dan zie je dus waar het wel goed gaat en waar wat minder. Bespreek dan kort op welke werkzaamheden jullie je deze week moeten focussen om het resultaat te verbeteren. Zo start er een gesprek waarin je met je team de manier van werken, en de kwaliteit ervan, continu verbetert. Op naar het kampioenschap!

Tegenwoordig staan er legio aan dashboarding-tools tot onze beschikking waarin we meerdere informatiebronnen als excels sheets, mailboxen, csv-bestanden en sql-databases aan elkaar kunnen koppelen. Dit maakt het meten van de doelen en het vervolgens bespreken ervan vaak een stuk gemakkelijker. Wat voor jouw organisatie het gemakkelijkst is hangt af van jullie manier van werken en welke applicaties jullie nu al gebruiken.

 Wil jij meer weten over de opties voor het beter meten van, en sturen op, het teamresultaat binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact met me op! 

 

Auteur
Tristan van Stokhem Process consultant
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen