Op 16 maart organiseerde EIFFEL het Webinar Scenarioplanning en mocht ik mijn visie geven op dit onderwerp. Hier bespraken we het gebruik van scenarioplanning voor strategie, business cases en cashflow-planning. In dit artikel de belangrijkste take-aways uit dat gesprek.

Scenario planning wordt vaak geassocieerd met number-crunching. Dat is jammer, want daar zit niet de toegevoegde waarde. Vanuit mijn ervaring als CFO en Interim-Directeur zie ik de waarde van het werken met scenario’s in het scherp krijgen van de value drivers of business-issues op de directietafel. Welke ‘knoppen’ zijn bepalend voor succes en waar zit de downside. Maar vooral ook welke acties en verbeterprojecten moet je in de steigers zetten en hoe organiseer je leadership daarop. Zeker ook in het geval van restructuring.

Als je vanuit dat inzicht kijkt naar scenarioplanning kunnen we een aantal best-practices benoemen:

1. Faciliteer en regisseer de discussies op basis van eenvoudige, goed presenteerbare modellen.

Modellen waarmee je bij voorkeur tijdens sessies op eenvoudige wijze kunt ‘spelen’. De financiële impact van parameters wordt dan snel zichtbaar. Visualisatie tijdens een meeting kan erg behulpzaam zijn. Maar eenvoud is de kunst. De aandacht moet immers niet liggen bij de getallen zelf maar op de business-issues die ertoe doen. Die moeten scherp en transparant op tafel komen. Daar ligt ook de toegevoegde waarde van de financial.

2. 'The trend is your friend' en 'pas op met optellen'

Bij het modelleren gelden vaak nog een 2-tal flauwe maar erg geldige principes;
‘The trend is your friend’ ofwel trends in financiële ontwikkeling slaan niet zomaar om. Zeker niet als het om getallenreeksen op geaggregeerd (=bedrijfs-of liefst concern-) niveau gaat. Seizoensinvloeden? Die keren terug. Maar ook: omzetgroei, afgezet tegen eenzelfde periode vorig jaar. Die is nooit zomaar weg.

Kosten ontwikkelen zich per definitie sequentieel en kunnen dus van een periode naar een volgende niet zomaar fors hoger of lager zijn. Behalve als we echt een specifieke factor kunnen aanwijzen. Respecteer dus trends vanuit de gedachte dat in het recente verleden veel informatie voor de nabije toekomst ligt opgesloten. Vanzelfsprekend past hier wel de aantekening bij dat dit niet geldt voor het analyseren van stress-scenario’s in het kader van risicomanagement. Zogenaamde black-swan scenario’s zijn juist scenario’s waarbij patronen opeens worden doorbroken.

‘Het totaal is niet hetzelfde is als de optelsom van de delen’ is een tweede principe dat bij forecasting vrijwel altijd van toepassing is. Een goede forecast, een goed meerjarig scenario of een goede cashflow-forecast komt niet tot stand door het enkel optellen of consolideren van onderliggende planningen. We hebben namelijk te maken met de combinatie van optimisten, pessimisten, low-ballers en andere menselijke factoren. Maar ook dat ‘de trend is your friend’ vooral op groepsniveau waarde heeft. Met andere woorden: je ontkomt nooit aan het toevoegen van plannings-intelligentie op het top-level. Dit kan in de vorm van ‘slack’, een voorzichtigheidsmarge of management-ambitie. Voor financials vaak lastig maar voor een goed scenario onontbeerlijk. Immers, vooral op geaggregeerd (geconsolideerd) niveau moet er een goed scenario liggen. Hiermee kun je ook interne doelstellingen matchen met externe doelstellingen.

3. Wat gebeurt er bij concurrenten?

Bij een goede discussie over strategische scenario’s en business cases kan deze niet ontbreken. En het hoeft niet eens uitgebreid. Door het inbrengen van vrijwel altijd beschikbare informatie van andere spelers in de markt kunnen discussies worden aangescherpt. Het rationaliseert vanzelf. Het inbrengen past uitstekend in de regiefunctie van de financial. Waarom doet een concurrent zoals hij doet en wat kunnen we daarvan leren?

4. Cashflow-planning; combineren van de directe- en de indirecte methode met maximale aandacht voor de worst case scenario’s

Cashflow-forecasting is niet zo eenvoudig. Vooral niet in zwaar weer scenario’s. Het goed inzichtelijk maken van werkkapitaaleffecten vraagt specifieke kennis en ervaring. Wanneer betalen welke debiteuren echt? Hoe werken voorraadeffecten vanuit bestellingen en gebruik? En welke specifieke cash-effecten zijn er door de periodes heen? Tegelijkertijd moeten forecasts begrijpelijk worden gemaakt voor stakeholders als topmanagement, toezichthouders en financiers. Omdat deze primair een associatie hebben met P&L en Balans past een goede aansluiting met de indirecte methode.

Juist bij cashflow forecasting past een goed en doordacht worst case scenario. Dit geldt zelfs als de worst case erg extreem is. In een worst case wordt meegenomen dat klanten later betalen, leveranciers eerder hun geld willen hebben en investeringen gefaseerd worden gedaan. En echt relevant: zorg dat specifieke bekende cash-outs zoals belastingbetalingen, vakantiegeld, betalingen aan kritische leveranciers, etc traceerbaar zijn. Het eerder genoemde 'The trend is your friend' is zeker bij liquiditeitsontwikkeling van toepassing. De wet van de grote getallen manifesteert zich zeker bij de cash-ontwikkeling. Zo leidt een bottom-up inschatting van debiteurenontvangsten vrijwel altijd tot te veel voorzichtigheid en is er vrijwel zonder uitzondering sprake van specifiek terugkerende patronen rondom balansdata.

Cashflow-planning staat ook in het teken van inzicht op de belangrijkste parameters. Vanuit inzicht op de knoppen waaraan gedraaid kan worden, naar concrete acties en projecten om de liquiditeitsontwikkeling zo goed mogelijk te besturen. De kunst hierbij is om de indirecte- en directe methode in een goed te begrijpen format te combineren. Dat vergroot de bestuurbaarheid maar versterkt ook het vertrouwen dat zelfs een kritisch scenario goed beheerst kan worden.

Auteur
Mark van den Biggelaar Interim Executive

Onze finance professionals helpen je graag verder

Heb je een specifieke finance uitdaging of zoek je tijdelijke versterking van je finance team? Neem dan contact met ons op dan gaan we graag het gesprek aan hoe we je kunnen helpen.

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen