Er speelt op dit moment veel in de energiesector. De energietransitie, maar ook de enorme toenemende vraag naar energie van bedrijven en particulieren, zorgen voor spanning op de werkvloer. Zo moeten netbeheerders alle zeilen bijzetten om de toename in het aantal aanvragen van nieuwe aansluitingen aan te kunnen. De bouwsector draait op volle toeren en samen met de stijgende hoeveelheid SDE subsidies zorgt dit ervoor dat de vraag naar zwaardere aansluitingen groeit. Tegelijkertijd moet de netbeheerder duurzaam inspelen op de toekomst, bijvoorbeeld door de bestaande elektriciteitsnetten te verzwaren.

Het is eind 2019 als binnen de afdeling Aanleg een nieuw team 'Intake Projectmanagers' wordt gevormd. Aan hen de taak om de klantwens zo concreet mogelijk te maken en deze te vertalen naar de benodigde aansluiting. De oprichting van zo’n compleet nieuw team met een nieuwe werkwijze gaat uiteraard niet zonder slag of stoot. Het team was nog op zoek naar hoe ze hun werk het beste konden uitvoeren, terwijl het aantal aanvragen sterk bleef toenemen. Reden om EIFFEL in te schakelen.

Nieuw team op de rit krijgen

Samen met Ali Mokarram en Davide Bade pakte Noah van Kessel namens EIFFEL dit project op. Noah: De opdracht was duidelijk. We moesten in eerste instantie het nieuwe team zo goed mogelijk op de rit krijgen. Tegelijkertijd moesten we het team ondersteunen in het wegwerken van de opgelopen achterstand in de aanvragen. Niet onbelangrijk, want aanvragen die te lang blijven liggen kunnen leiden tot vertraagde bouwprojecten en ontevreden klanten. Netbeheerders zetten sterk in in op klantgemak en tevredenheid. Daar hoort een tijdige behandeling van offerte-aanvragen bij. 

De Eiffelaars vestigden zich vier dagen per week bij de klant op de werkvloer. In de eerste dagen zorgden ze vooral voor rust en focus binnen het team. “De teamleden zaten niet bij elkaar en de Intake Projectmanagers zaten veel in meetings waar ze helemaal niet nodig waren. Bovendien was de data redelijk vervuild, waardoor de actuele situatie niet goed duidelijk was. Dat hebben we direct aangepakt”, aldus Noah.

Gestroomlijnde en uniforme werkwijze doorvoeren

Terwijl het team de achterstanden steeds sneller wegwerkte, zorgden Ali, Davide en Noah voor een gestroomlijnde en uniforme werkwijze binnen het team. Door die werkwijze continu te blijven verbeteren, ging het steeds beter met de doorlooptijd en de kwaliteit van het werk. Noah: “Het hielp bijvoorbeeld enorm dat we de achterstanden visueel maakten. Dat deden we door - heel eenvoudig - elke week A4-tjes op te hangen met de openstaande aanvragen. Telkens als een case was afgerond, kon de Projectmanager de zaak afstrepen. Zo zag iedereen dat de werkvoorraad slonk. Het creëerde bovendien een mooi gevoel van ‘samen de schouders eronder zetten.’

Openstaande aanvragen met 76% omlaag

Dat de Eiffelaars - samen met het team - snel succes boekten, blijkt wel uit de cijfers. Het aantal openstaande aanvragen slonk in 13 weken met 76%, terwijl dat aantal op andere locaties minder snel terugliep. Het succes  bleef niet onopgemerkt. Door de goede resultaten kregen de Eiffelaars na 3 maanden de kans om via een vervolgopdracht op landelijk niveau nog meer waarde toe te voegen. Ali werd gevraagd als agile coach en trad op als sparringspartner voor teamleiders en management. Noah en Davide kregen de lead van een landelijk implementatieproces. Toen ze vertrokken, lieten ze een zelfsturend, agile, efficiënt team achter zich.


Steeds meer vertrouwen vanuit de organisatie

Op landelijk niveau focussen Noah, Ali en Davide zich nu alweer op hele andere problematiek. Zo hebben netbeheerders te maken met transportschaarste. Dat betekent dat het elektriciteitsnet op sommige plekken in het land simpelweg vol is. Om dit op te lossen, helpen de Eiffelaars met data-analyses en worden ze nauw betrokken bij verbeterinitiatieven en de vervolgacties die hieruit voortkomen. “Hieruit blijkt dat we in de loop van de tijd steeds meer vertrouwen hebben gekregen vanuit de organisatie om complexere problemen aan te pakken, zo kunnen we ook steeds meer het verschil maken. Daar zijn we met z’n drieën heel trots op”, aldus Noah. "Door steeds een brug te slaan tussen de verschillende bedrijfsonderdelen proberen we zo een voorbeeldfunctie binnen de organisatie te hebben. 

Teamwork, kennis en lef als basis voor succes

De klant heeft de drie Eiffelaars nu voor de derde keer op rij teruggevraagd. Steeds weer in een nieuwe rol met andere verantwoordelijkheden. Noah schrijft dat succes toe aan een combinatie van teamwork, kennis en lef: “De eerste maanden zaten we drie dagen per week samen in een hotel. Dat creëert een band. Nu werken we alledrie landelijk en zitten we niet meer altijd bij elkaar. Maar door die goede band en het onderlinge vertrouwen wisselen we regelmatig updates, tips en strategieën uit.

Daarnaast is het natuurlijk van belang dat je zelf de vakinhoudelijke kennis op peil houdt. Tot slot is een gezonde portie lef ook redelijk onmisbaar. Als je kansen ziet voor de klant om processen te verbeteren, moet je je mond opentrekken om de uitvoering vervolgens ook zelf goed aan te pakken. Doordat men steeds beter zag waar we toe in staat waren, kregen we ook steeds meer de vrijheid en het vertrouwen om zelf dingen op te pakken.”

Wat zou een team van EIFFEL consultants voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Bij uitstek is EIFFEL in staat om met een team van professionals een specifieke uitdaging, achterstand of werkproces aan te pakken. Wil je weten wat we allemaal kunnen betekeken?

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen