Weerbaarheid in crisistijd

1. Zijn de bedrijfsrisico’s inzichtelijk en hoe beheers ik de belangrijkste risico’s?

Bedrijven worden momenteel geconfronteerd met toenemende risico’s. Om als bedrijf gezond te blijven is het belangrijk om inzicht te hebben in de (top)risico’s en in welke mate de bedrijfsvoering hierop is ingericht. Door het uitvoeren van integrale risicoanalyse krijg je een totaalinzicht in de belangrijkste bedrijfsrisico’s. Zo speel je als bedrijf actief in op (mogelijke) problemen die acuut of later ontstaan op het gebied van klanten, leveranciers, operatie, financieel, personeel en wet- en regelgeving. Bij de risicoanalyse komen onderwerpen naar voren als:

• De kwaliteit en afhankelijkheid van klanten, leveranciers
• De operationele capaciteit in de supply chain
• De financiële middelen op korte en langere termijn
• De inzetbaar- en beschikbaarheid van personeel
• Het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving

Vertrouw bij de uitvoering van de risicoanalyse zoveel mogelijk op je bestaande risicoraamwerk, en kijk kritisch als bedrijf welke risico’s en maatregelen verder moeten worden aangescherpt onder de huidige omstandigheden. Inventariseer bij medewerkers welke risico’s zij zien, en zorg dat het intern melden van risico’s eenvoudig is, door bijvoorbeeld een meldingspagina of een tool te gebruiken. Vertrouw hierbij ook op de signaleringsfunctie van je controllers en financiële medewerkers. Zo breng je als bedrijf alle risico’s bij elkaar en maak je gerichte keuzes in hoe je grip wil krijgen en houden op de belangrijkste bedrijfsrisico’s en business resultaten nu en in de toekomst. Hiermee laat je naar externe- en interne stakeholders zien dat je in control bent, ben je als bedrijf mogelijke problemen voor, en daarmee in staat weer snel(ler) op business performance te herstellen.

2. Heb ik voldoende middelen om de continuïteit te kunnen waarborgen?

De beoordeling of voldoende financiële, personele en operationele middelen beschikbaar zijn is essentieel om als bedrijf gezond te blijven en de kansen te benutten om met voorsprong uit de crisis te komen. De volgende middelen krijgen hierbij aandacht:

• Financieel: de liquiditeit- en kapitaalpositie;
• Personeel: de inzetbaarheid van het personeel bij vraaguitval en inzet extra personeel bij piekbelasting;
• Operationeel: de capaciteit en wendbaarheid in de operationele processen.

Kijk hierbij goed naar je liquiditeit- en kapitaalpositie nú, en de ontwikkeling daarvan in de toekomst. Breng daarnaast in kaart wat er naast cash nog meer nodig is om operationeel te blijven. Kan je als bedrijf nog steeds aan voorraden of onderdelen komen? Hoe staat het met het ziekteverzuim en heb je nog meer of minder mensen nodig? Maak hiervan forecasts op basis van bijvoorbeeld de nog openstaande orders, of forecasts met betrekking tot de verwachte vraag. Kijk of de middelen er nu zijn om die vraag te leveren, en waar je op dat vlak nog problemen ziet.

Om te beoordelen of voldoende middelen aanwezig zijn, starten we met het in kaart brengen van de actuele situatie. Op basis van scenarioanalyses en doorrekeningen op business planning bepalen we de verwachte benodigde middelen. Zo ben je als bedrijf snel en tijdig in staat om actief in te spelen op de benodigde inzet van financiële, personele en operationele middelen voor nu en de komende periode(n).

3. Ben ik voldoende schaalbaar als de omgeving hier om vraagt?

Bij deze vraag staat centraal of op- dan wel afschaling van middelen binnen het bedrijf mogelijk is. Op basis van de uitkomsten van de vorige vraag, neem je de aanpassingsmogelijkheden op financiële, personele en operationele middelen onder de loep. Daarbij valt te denken aan onder andere de volgende mogelijkheden:

Financieel

• Verkoop niet noodzakelijke activa
• Huur / lease (terug) van activa
• Reduceer werkkapitaal
• Verlaag voorraden
• Incasseer vorderingen sneller
• Pas termijnen en condities van debiteuren en crediteuren aan
• Elimineer kosten die niet bijdragen aan (toekomstgerichte) omzet en marge
• Maak gebruik van overheidsmaatregelen

Personeel

• Maak een strategische resourceplanning
• Huur tijdelijk personeel in of leen personeel uit
• Verminder/stop uitzendkrachten, 0-uren en bepaalde tijd contracten
• Onderzoek complexiteitsreductie in de organisatie
• Organiseer overleg met personeel over verbetermogelijkheden
• Maak gebruik van de regeling Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)

Operationeel

• Bereid actie voor op commerciëel- en marketing-vlak en behoud klantcontact
• Stimuleer (nog) lopende omzet
• Houd inkoopcondities tegen het licht
• Verminder het aantal leveranciers
• Saneer verlieslatende omzetdelen
• Combineer logistieke processen zelf of met andere bedrijven
• Onderzoek of centralisatie of decentralisatie van activiteiten tot meer voordelen leidt
  
   

4. Hoe ziet het bedrijfscontinuïteitsplan er uit en hoe zorgen we dat dit plan goed werkt?

Als bedrijf is het - zeker in deze tijd met grote onzekerheden - belangrijk om een bedrijfscontinuïteitsplan te hebben. Een bedrijfscontinuïteitsplan is een beleidsstuk met daarbij een set van maatregelen om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen bij het voordoen van bekende en onbekende gebeurtenissen, waarbij die gebeurtenissen (negatieve) impact hebben op de bedrijfsvoering. De opzet en werking van dit plan creëert extra vertrouwen bij stakeholders.

Business Continuity Management (BCM) is het vakgebied waar dit plan onder hoort. BCM heeft als doelstelling om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen, de mogelijke financiële schade en afbreuk aan reputatie te beperken, en de veiligheid en het welzijn van haar medewerkers en stakeholders (leveranciers, omstanders, externe hulpverleners) te borgen. Bij het opzetten van BCM heb je hoog over twee componenten die ingericht moeten worden. Enerzijds een uitgebreide set van risico scenario’s die de continuïteit van het bedrijf kunnen bedreigen. Anderzijds, mogelijke beheersmaatregelen en acties ter beantwoording van die risico’s.
Aan de hand van de volgende stappen wordt BCM doorlopen:

Na het doorlopen van bovenstaande stappen is een eerste aanzet van het bedrijfscontinuïteitsplan gereed. Vaak is de eerste aanzet nog niet volledig en nog niet op het gewenste kwaliteitsniveau. De benodigde maatregelen om de risico’s te mitigeren vragen vaak om nadere uitwerking. BCM zal mee moeten groeien met de algehele volwassenheid van het bedrijf en daarbij een scherp oog naar buiten moeten houden.

Eén van de meest gestelde vraag bij BCM is: Zijn we in control? Gaat het plan werken als één van die risico’s zich voordoet? Wat gebeurt er als een ongeïdentificeerd risico zich voordoet? Deze vragen zijn op papier gemakkelijk te beantwoorden, maar biedt geen zekerheid als het zich in de praktijk voor doet. Het beheersen van de bedrijfscontinuïteit (en daarbij de veiligheid en het welzijn van de medewerkers!) is het beste te ervaren bij testing. Net zoals de BHV regelmatig situaties nabootst, zal ook BCM ruimte moeten krijgen om in een bepaalde mate de risico’s na te bootsen en dat…. dat is misschien wel het leukste van het vakgebied!

5. Wat moet er als eerste geregeld zijn als de compenserende maatregelen niet meer van kracht zijn?

Momenteel zijn specifieke compenserende overheidsmaatregelen voor bedrijven van kracht. Je kan in deze onzekere tijden als bedrijf niet vroeg genoeg al beginnen om scherp je toekomstplan te bepalen. Hoe speel je als bedrijf in op bijvoorbeeld liquiditeit en exploitatie op het moment dat de tijdelijke maatregel Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW), regels voor de Borgstelling MKB-kredieten (BMKB-C), uitstelmogelijkheden van belastingbetaling niet meer van kracht zijn. Om hier goed op voorbereid te zijn is het belangrijk om actueel inzicht te hebben in de positie en prognose op cash flow en business performance en hier actief op te sturen.  

De ‘sleutels’ voor de bepaling en uitvoering van een succesvol toekomstplan zijn samen te vatten in de volgende 3 onderdelen:

1. Continu forecasting
   Door continu forecasting ben je als bedrijf in staat om zicht te hebben en te houden op de komende drie, zes of 12 maanden.
2. Cross-functioneel team
   Door het samenstellen van een cross-functioneel (crisis)team ben je als bedrijf in staat om integraal en actief op prioriteiten te sturen.
3. Communicatie
   Door tijdige interne- en externe communicatie geef je als bedrijf duidelijkheid over de planning en voortgang van maatregelen en het succes van de gemaakte keuzes.

 Deze drie ‘C-hoek’ van Continu forecasting, Cross-functioneel team en Communicatie bepaalt voortdurend de planning, aansturing en acties binnen het bedrijf en beantwoord daarbij steeds de vraag wat (weer) als eerste moet worden geregeld / opgepakt.