In 2010 duurde het gemiddeld 6 à 7 seconden om de banden van een Formule-1-auto te verwisselen. Dit was algemeen geaccepteerd, deze tijd was immers nodig om te tanken. Met de invoering van het tankverbod kwam hierin echter verandering. Doordat het tankmoment wegviel vertaalde een winst in de doorlooptijd van een bandenwissel zich direct in een snellere tijd In juli 2019 werd de wereld verbaasd met een pitstop in 1,91 seconden. En in november werd dat record alweer aangescherpt tijdens de winnen grand-prix van Brazilië naar 1,82 seconden. Hoe dat kan? Omdat de techniek zich mee heeft ontwikkeld met de gewijzigde omstandigheden en steeds met kleine verbeteringen kan worden verscherpt.

Hoe zit dat eigenlijk met de processen in je projectomgeving? Beschikt jouw team al over de ‘1,82-secondentechniek’?

Systeem: belemmeraar of facilitator van je project?

Ook in een projectomgeving ben je afhankelijk van IT-systemen. En net als het pitstopteam streef je ernaar jouw klant optimaal te kunnen bedienen. Anders dan bij de Formule 1 biedt het syteem in een projectomgeving in veel gevallen helaas geen optimale ondersteuning. Dit staat het realiseren van maximale klantwaarde - en daarmee een geslaagd project - in de weg.

De symptomen van niet goed functionerende techniek

Hoe weet je nou of je systeem je project helpt of belemmert? Niet goed functionerende systemen herken je aan de volgende symptomen:

  1. Eigen lijstjes/schaduwadministraties
    Voor velen herkenbaar: iedereen gebruikt zijn eigen overzichten en excelbestanden in plaats van dat alle informatie in een centraal systeem wordt geplaatst. Dit zorgt voor een grote versnippering van informatie en in verschillende waarheden. Bij uitstek ingrediënten voor veel onnodige discussie.

  2. Er wordt tijdens het project niet geoptimaliseerd.
    IT afdelingen zijn niet heel nauw betrokken bij het project en changes om de performance te verbeteren krijgen geen prio.

  3. Te veel tijd kwijt aan administratie
    Het systeem zorgt niet voor tijdwinst maar voor meer werk aan de administratie, bijvoorbeeld doordat je een dossiernummer telkens opnieuw moet invullen in plaats van aanvullingen direct onder het dossiernummer te kunnen toevoegen.

  4. Foutieve of onvolledige rapportages
    Om rapportages op basis van de diverse schaduwadministraties consistent en vergelijkbaar te maken vinden na oplevering vaak intensieve herstelwerkzaamheden plaats. Overzichten worden handmatig omgebouwd, gecombineerd of aangepast.

  5. Inzicht uit je administratie leidt niet tot actie
    Als de data uit de administratie al gebruikt wordt voor sturing, dan wordt dit vaak in de vorm van een dagelijkse of wekelijkse status quo naar alle projectbetrokkenen uitgestuurd via de mail. Meestal is dit niet meer dan een opsomming van gegevens die weinig zegt over wat je als persoon of team goed doet en wat beter kan. Veel ontvangers gooien de mail dan ook direct weg of hebben een mening waarom ze hem niet bekijken.

Van symptoombestrijding naar de oorzaak aanpakken

Wat de oorzaak is van deze symptomen? Schaduwadministraties en variaties op een proces ontstaan wanneer het systeem een gebruiker niet in staat stelt om informatie juist, volledig en op eenvoudige wijze op te slaan, op te roepen en te bewerken. Onze ervaring is dat veel systemen opgebouwd zijn om de lijnwerkzaamheden te ondersteunen, waar dat niet persé aansluit op het project. Vaak gebouwd op een rigide proces, en weinig flexibel in de veranderende wensen van de klant. Denk aan · Een terugbelverzoek moet worden verplaatst omdat de klant aangeeft met vakantie te gaan volgende week. · Een klant wenst een constructie voor koop en huur. · Een klant wenst zijn keuze bij te stellen halverwege het proces.

Wil je de technologie in je voordeel gebruiken, dan is het belangrijk om techniek niet te beschouwen als een doel op zich, maar als een middel om je klant beter te bedienen en je project beter te laten performen. Door de technologie heel kort op het project te organiseren, en steeds aan te passen aan de wensen van de gebruikers, kan een project sterk versneld worden. Omdat het niet gaat om systemen die tot in de lengte van dagen een hele organisatie moeten ondersteunen kan veel pragmatischer en slimmer ingericht, en weer aangepast worden. De tijd die je hierin investeert, verdien je uiteindelijk dubbel en dwars terug.

Techniek en data moeten zich richten op de flexibele wens van de klant, niet op een statisch proces.

EIFFEL: Human Powered, Data Driven.

Wat zou een goede digital projectsupport en accurate data betekenen voor jouw project? Wij helpen graag om het antwoord op die vraag scherp te krijgen. Kom eens praten met EIFFEL. Met advies, implementatie én overdracht helpen we je om de waarden van jouw organisatie en de projectdoelstellingen te vertalen naar tools en data die een soepel verloop van je project bevorderen en bijdragen aan sneller, meer en beter resultaat. Flexibele, schaalbare tools die meegroeien met je project. Zo helpen we je om het huidige project in goede banen te leiden én leggen we een goede en duurzame basis voor toekomstige projecten. Niet voor niets noemen wij onze aanpak “Human powered, data driven”.

Auteur
Huub van de Ven Consultant data
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen