Het is een van de grootste ergernissen van projectorganisaties: inefficiënte projectsystemen. Opgezet vanuit de workflow van de lijnwerkzaamheden, en daardoor minder geschikt voor wensen en eisen en eisen van een project.

Een flexibel project vraagt om snel schakelen maar vaak zijn de systemen groot en log en duren aanpassingen weken of maanden, als het überhaupt al mogelijk is. ICT-support op afstand werkt in de praktijk zelden en veranderingen voor het project hebben geen prioriteit. Om het systeem toch werkbaar te maken, komen handige projectmedewerkers vaak met alternatieve workarounds. Toegegeven, deze alternatieven bieden medewerkers een oplossing waarmee ze verder kunnen en voegen daadwerkelijk waarde toe aan het proces, maar een structurele oplossing is het helaas niet.

Het gevolg: irritatie bij medewerkers en geen optimaal functionerend proces.

Een flexibel project vraagt om snel schakelen maar vaak zijn de systemen groot en log en duren aanpassingen weken of maanden, als het überhaupt al mogelijk is. ICT-support op afstand werkt in de praktijk zelden en veranderingen voor het project hebben geen prioriteit. Om het systeem toch werkbaar te maken, komen handige projectmedewerkers vaak met alternatieve workarounds. Toegegeven, deze alternatieven bieden medewerkers een oplossing waarmee ze verder kunnen en voegen daadwerkelijk waarde toe aan het proces, maar een structurele oplossing is het helaas niet.

Het gevolg: irritatie bij medewerkers en geen optimaal functionerend proces.

Digital project support

Digital project support is een andere kijk op de inzet van technologie voor een projectorganisatie. Door data-analyse en development direct ín het project te plaatsen vergroot je de snelheid en flexibiliteit die een project vereist. Projectorganisaties hebben het voordeel dat ze vaak te maken hebben met overzichtelijke processen, en een systeem niet voor altijd vaststaat. En dus ook niet op die manier ingericht hoeft te worden. Met andere woorden: bij de inrichting van systemen kan een stuk pragmatischer te werk gegaan worden.

Statische systemen

Omdat grote ERP systemen vaak heel robuust ingericht worden, zijn ze vaak enorm statisch. Systemen zijn zodanig ingericht dat aanpassingen maken moeilijk, zo niet onmogelijk is. En dat terwijl een van de spaarzame dingen waar je zeker van kunt zijn, is dat een project al-tijd verandert. Al was het maar omdat weinig dingen zo veranderlijk zijn als eisen en wensen van klanten. Projectmedewerkers die deze veranderende wensen in het systeem proberen te verwerken, lopen tegen een muur op.

Fail fast, learn faster

Door een directe en kort-cyclische samenwerking tussen developers en projectmedewerkers reken je af met deze struikelblokken. Ontwikkelaars kunnen dagelijks samen met de gebruiker kijken waar wrijving in het proces ontstaat, en waar en hoe klantwaarde verbeterd kan worden. Agile, effectief en in kleine, maar snelle stappen. Suggesties voor verbeteringen kunnen gelijk getest worden. Werkt het niet? Dan wordt het gelijk aangepast. Fail fast, learn faster, luidt het motto.

Andere voordelen van on-site projectsupport

Naast dat het systeem gemakkelijk aanpasbaar, dynamisch en agile is, kleven er nog enkele andere grote pluspunten aan digital project support.

  • Goede combinatie en makkelijke implementatie van slimme tools
    Op een project kun je op een hele gebruiksvriendelijke manier allerlei bestaande slimme tools met elkaar combineren om je project een flinke boost te geven. Er is online al heel veel beschikbaar, waarmee je direct na aanmelding aan de slag kan. Denk bijvoorbeeld aan tools voor data-analyse, process mining, text mining, RPA en dashboarding. Agile is ook hier het codewoord: probeer het, zie of het werkt en als dat niet zo is, zeg je ze na afloop weer op.
  • Een natuurlijke leercurve
    Niemand zit te wachten op een (onnodig) complex systeem. Door te starten met basisfunctionaliteit, en gaandeweg het project tools en functionaliteiten toe te voegen, groeien gebruikers moeiteloos met het systeem mee.
  • Datagedreven aanpak in het systeem verankerd
    Door dicht op het project te zitten is datagedreven werken veel sneller in te richten. Onderdeel van je inrichting is een helder meetplan en specifiek voor het project ingerichte dashboards waarmee actief, dagelijks gestuurd kan worden op de belangrijkste KPI’s
  • Borging van beveiliging en privacy
    Het is raadzaam om een kort lijntje te houden met een jurist gespecialiseerd in privacy en GDPR. Hoe eerder je dat doet, des te kleiner de kans op onaangename verrassingen in een later stadium. Door als vooraf goed na te denken over gegevensbescherming kunnen problemen later voorkomen worden en is de veiligheid gewaarborgd. Zo zijn er simpele manieren om data die wordt gedeeld met externe partijen te anonimiseren. Dit voorkomt veelal het risico op datalekken of gevoelige hacks.

 

 

Digital project support

Digital project support is een andere kijk op de inzet van technologie voor een projectorganisatie. Door data-analyse en development direct ín het project te plaatsen vergroot je de snelheid en flexibiliteit die een project vereist. Projectorganisaties hebben het voordeel dat ze vaak te maken hebben met overzichtelijke processen, en een systeem niet voor altijd vaststaat. En dus ook niet op die manier ingericht hoeft te worden. Met andere woorden: bij de inrichting van systemen kan een stuk pragmatischer te werk gegaan worden.

Statische systemen

Omdat grote ERP systemen vaak heel robuust ingericht worden, zijn ze vaak enorm statisch. Systemen zijn zodanig ingericht dat aanpassingen maken moeilijk, zo niet onmogelijk is. En dat terwijl een van de spaarzame dingen waar je zeker van kunt zijn, is dat een project al-tijd verandert. Al was het maar omdat weinig dingen zo veranderlijk zijn als eisen en wensen van klanten. Projectmedewerkers die deze veranderende wensen in het systeem proberen te verwerken, lopen tegen een muur op.

Fail fast, learn faster

Door een directe en kort-cyclische samenwerking tussen developers en projectmedewerkers reken je af met deze struikelblokken. Ontwikkelaars kunnen dagelijks samen met de gebruiker kijken waar wrijving in het proces ontstaat, en waar en hoe klantwaarde verbeterd kan worden. Agile, effectief en in kleine, maar snelle stappen. Suggesties voor verbeteringen kunnen gelijk getest worden. Werkt het niet? Dan wordt het gelijk aangepast. Fail fast, learn faster, luidt het motto.

Andere voordelen van on-site projectsupport

Naast dat het systeem gemakkelijk aanpasbaar, dynamisch en agile is, kleven er nog enkele andere grote pluspunten aan digital project support.

  • Goede combinatie en makkelijke implementatie van slimme tools
    Op een project kun je op een hele gebruiksvriendelijke manier allerlei bestaande slimme tools met elkaar combineren om je project een flinke boost te geven. Er is online al heel veel beschikbaar, waarmee je direct na aanmelding aan de slag kan. Denk bijvoorbeeld aan tools voor data-analyse, process mining, text mining, RPA en dashboarding. Agile is ook hier het codewoord: probeer het, zie of het werkt en als dat niet zo is, zeg je ze na afloop weer op.
  • Een natuurlijke leercurve
    Niemand zit te wachten op een (onnodig) complex systeem. Door te starten met basisfunctionaliteit, en gaandeweg het project tools en functionaliteiten toe te voegen, groeien gebruikers moeiteloos met het systeem mee.
  • Datagedreven aanpak in het systeem verankerd
    Door dicht op het project te zitten is datagedreven werken veel sneller in te richten. Onderdeel van je inrichting is een helder meetplan en specifiek voor het project ingerichte dashboards waarmee actief, dagelijks gestuurd kan worden op de belangrijkste KPI’s
  • Borging van beveiliging en privacy
    Het is raadzaam om een kort lijntje te houden met een jurist gespecialiseerd in privacy en GDPR. Hoe eerder je dat doet, des te kleiner de kans op onaangename verrassingen in een later stadium. Door als vooraf goed na te denken over gegevensbescherming kunnen problemen later voorkomen worden en is de veiligheid gewaarborgd. Zo zijn er simpele manieren om data die wordt gedeeld met externe partijen te anonimiseren. Dit voorkomt veelal het risico op datalekken of gevoelige hacks.

 

 

Auteur
Huub van de Ven Consultant data
Auteur
Huub van de Ven Consultant data
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen