Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Je loopt de innovatieafdeling op voor het gezamenlijke overleg en ziet zowel jouw privacy en compliance als je innovatiecollega’s gezellig babbelend een kopje koffie halen. Het daaropvolgende innovatie- en compliance overleg verloopt net zo soepel als het gesprek bij de koffieautomaat: er is wederzijds begrip, de juridische en compliance kaders zijn duidelijk en het innovatietraject vordert gestaag.

Helaas klinkt deze situatie voor veel organisaties met een innovatieteam en privacy office nog ver weg. Innovatie is disruptie. Maar wat doe je als innovatie ook tot disruptie van de dagelijkse werkzaamheden van jouw andere afdelingen leidt? Lees in dit artikel hoe je innovatietrajecten de ruimte kan geven én binnen de juridische kaders houdt. Geef ruimte aan de disruptie die je wel wilt: de privacy officer als business partner.

Neem een kijkje in elkaars wereld

Het innovatieteam en de privacy officer (hierna: PO) kunnen beter samenwerken als de PO begrijpt waarom er geïnnoveerd wordt én wat het doel is van het innovatieteam en hoe ze dat doen. De gemiddelde PO is vaak nog helemaal niet bekend met ‘sprints’, ‘scrum’ en ‘agile werken’. En snapt ook niet waarom hij bepaalde vragen krijgt voordat het technisch ontwerp klaar is. Daar staat tegenover dat het innovatieteam vaak niet door heeft dat het met persoonsgegevens werkt, laat staan welke specifieke regels daarvoor gelden. Ook verloopt het werkproces van een privacy office heel anders dan dat van een innovatieteam: eerst worden vragen geanalyseerd, besproken en opgevolgd, daarna volgt een advies tot aanpassing en pas nadat die aanpassing is doorgevoerd, komt er al dan niet een definitief akkoord. Voor een innovatieteam is dat te laat, die is alweer bezig met de volgende sprint.

Om elkaar te leren begrijpen, moet je inzicht krijgen in de expertise van de ander. Laat de PO een sprint of scrumsessie bijwonen en leg hem uit wat het innovatieteam precies doet. Nog beter: nodig collega’s uit van de afdelingen compliance of juridische zaken. Zij hebben ook baat bij meer kennis over een innovatietraject. Organiseer een interactieve workshop voor het innovatieteam, waarin zij worden meegenomen in de wereld van de PO. Tijdens die workshop kunnen ze bijvoorbeeld discussiëren over wanneer iets een persoonsgegeven is, wanneer een gegeven herleidbaar is en wanneer weer niet. Een ander privacygevoelig onderwerp is het monitoren van medewerkers: mag dit en, zo ja, hoe ver mag je dan gaan? Zo ontstaat wederzijds begrip voor de essentie van elkaars werk.

Synchroniseer je werkprocessen

Door elkaars werkprocessen samen te brengen en af te stemmen waar en wanneer samenwerking vereist is, stem je onderlinge verwachtingen op elkaar af. Dit doe je door een bijeenkomst te organiseren waarbij de processen worden opgetekend in een procesplaat. Nadat de processen zijn gevisualiseerd, kan de PO kan aangeven wanneer hij waarvoor aangehaakt moet worden in het proces en wat de verwerkingstijden zijn per advies. Zo weten zowel het innovatieteam als de PO wat ze van elkaar kunnen verwachten. Door regelmatig met elkaar om tafel te zitten, zorg je dat je niet langs elkaar heen praat en de neuzen dezelfde kant op blijven staan.

Hoe maak je van juristen business partners?
Whitepaper Legal operations
Goed vormgegeven Legal Operations maakt van juristen business partners. In onze Whitepaper lees je alles over het speelveld van Legal Operations.
Download

Zorg dat je Privacy Officer over de juiste tools en vaardigheden beschikt

Om de organisatie optimaal te kunnen bedienen en het werk zo efficiënt mogelijk te kunnen doen, heeft de PO niet alleen kennis van privacy, de AVG en juridische kaders nodig, maar moet hij ook beschikken over andere vaardigheden en kennis. Denk daarbij aan kennis van processen, lean, agile, data-technieken en security, maar ook aan compliance en risicomanagement. Beschikt jouw PO over extra vaardigheden, dan kan hij met alle onderdelen van de organisatie mee en is hij vaardig genoeg om:

  • in gesprek te gaan met collega’s die vragen hebben;
  • kritisch en mondig genoeg te zijn om de vraag achter de vraag te achterhalen en grenzen te stellen, indien de risico’s niet acceptabel zijn.

Door de PO in zijn kracht te zetten is de PO dé business partner van jouw organisatie. Zo kan jouw organisatie in control zijn en compliant innoveren.

De PO als business partner

Zoals ik in begin al stelde: innovatie betekent disruptie. Disruptie van de 'ouderwetse' juridische afdeling: van reactief en de laatste horde naar proactief en business partner. Daarom is het zo van belang om jouw afdeling te herpositioneren en professionaliseren binnen de organisatie. Zorg ervoor dat jouw PO als business partner wordt gezien. Positioneer de PO als proactieve partner van de organisatie. En vooral ook van de innovatieafdeling.

Interesse gewekt?

Ik krijg er energie van om verschillende disciplines met elkaar te verbinden. Dat is mijn doel! Ik denk mee als business partner en ga uit van de mogelijkheden. Hierdoor ontstaat er altijd een oplossing met oog voor de juridische kaders.

Neem contact op Sophie Simons Consultant Legal
06 1346 51 57
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen