Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Als leidinggevende start je een verbetertraject meestal met een bepaald eindresultaat voor ogen. Dit kan een hogere omzet zijn, een groter marktaandeel of kortere doorlooptijden. Met het eindresultaat voor ogen, heb je de procesverbeteringen vaak al van tevoren bedacht. Maar is dit een krachtig startpunt voor een verbetertraject? Is het niet beter als medewerkers zélf ontdekken waar verbetermogelijkheden liggen? En hoe dit samen kan hangen met organisatiedoelen?

Start met een self-assessment
Uit de wetenschap blijkt dat een self-assessment een krachtig startpunt is voor een verbetertraject (Knoblinger, 2011). Het door ons, in samenwerking met de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN), ontwikkelde self-assessment stelt je organisatie in staat om de belangrijkste vraagstukken boven tafel te krijgen en hierover een gefundeerde discussie te voeren. Het bestaat uit 4 delen:

  1. Strategische positionering
  2. Lean practices
  3. Inbedding van continu verbeteren
  4. Kritieke succesfactoren

Gezamenlijk bepalen deze vier delen in hoeverre je in staat bent om continu te kunnen blijven leren en verbeteren. Hieronder hebben we geschetst hoe het samenspel is tussen je strategische positionering, inzet van Lean practices, inbedding van continu verbeteren en kritieke succesfactoren.

Figuur: Het samenspel tussen de 4 delen

Strategische positionering
Het eerste deel van het assessment schetst een beeld van hoe belangrijk diverse performance-indicatoren zijn voor je klanten en hoe je presteert op deze indicatoren ten opzichte van concurrenten. De indicatoren zijn: prijs, kwaliteit, levertijd, leverbetrouwbaarheid en mix-, volume- en productflexibiliteit. Dit zijn allemaal zaken die volgens de Lean filosofie belangrijk zijn, maar ze bepalen ook of iedereen binnen je organisatie op één lijn zit. Vinden we allemaal dezelfde zaken belangrijk? Deze vraag moet je beantwoorden om vast te stellen of alle neuzen dezelfde kant op staan.  

Het resultaat van dit deel is een belang-prestatie diagram. Hierin komt naar voren welke indicatoren belangrijk zijn voor klanten (hoog belang) en op welke punten je moet verbeteren (relatief lage prestatie). 

Lean practices
Het volgende onderdeel van het assessment is gebaseerd op een lijst met 41 Lean best practices. De 41 stellingen kunnen gegroepeerd worden naar vier aandachtsvelden van Lean waar succesvolle organisaties in investeren:

Supply Chain Management (SCM)
Het betrekken van zowel leveranciers als klanten is van groot belang. Door elkaar feedback te geven en betrokkenheid te creëren, functioneer je als geheel beter. Constante afstemming van elkaars ritme, verwachtingen en prestaties komen uiteindelijk iedereen ten goede. 

Just in Time (JIT)
De mate waarin jouw producten/diensten op het juiste moment en de juiste plaats worden geleverd is cruciaal. Werken op basis van pull in plaats van push is hierbij de crux. Dit kun je doen door bijvoorbeeld kanbans (een systeem om te signaleren wanneer iets nodig is) toe te passen. Daarnaast moet je het proces zo inrichten om in een continue flow te kunnen draaien; zonder lange wachttijden en grote voorraden tussen de verschillende handelingen. 

Total Quality Management (TQM)
Kwaliteit is voor iedere organisatie van groot belang. Door alle benodigde hulpmiddelen goed te onderhouden, kun je een grote impact maken. Denk bijvoorbeeld aan servicemonteurs met goed onderhouden bussen en gereedschap. Monitor hierbij ook op de kwaliteit. Statistical process control (SPC) is een manier om kwaliteit te waarborgen; hoe vaak gaat het fout, waardoor gaat het fout, waar vindt variatie in de dienstverlening plaats? 

Human Resource Management (HRM)
Ten slotte HRM. In onze trajecten staat de mens altijd centraal. De betrokkenheid van jouw medewerkers is van cruciaal belang. Geef hen dan ook een rol in het oplossen van problemen en versterk hun cross-functionele blik. Zorg dat iedereen zich volledig bewust is van de keten waarin ze werkzaam zijn. Geef ze training en leid ze breed op. 

In het assessment geven de deelnemers aan in welke mate hun organisatie een best practice heeft ingevoerd en in hoeverre deze ook voor jouw organisatie van belang is. Bij de bespreking van de resultaten komt naar voren op welke gebieden je meer of minder moet verbeteren. Ook niet onbelangrijk: door elkaars meningen hierover inzichtelijk te maken ontstaat ook een discussie over verschillende percepties.

Inbedding continu verbeteren
Ook bij dit derde deel gebruiken we een wetenschappelijk gevalideerde vragenlijst met stellingen die betrekking hebben op cultuur- en structuurelementen van een continu verbeterende organisatie. De kerngedachte achter de stellingen is dat er vijf niveaus zijn die aangeven in hoeverre een organisatie continu verbeteren heeft ingebed:

  1. ad hoc
  2. gestructureerd en toegewijd
  3. strategisch gelinkt
  4. autonoom en empowered
  5. volledig lerend

Allereerst is het essentieel dat management en werknemers zich ervan bewust zijn dat verbeteringen nodig zijn om competitief te blijven. Vervolgens moet iedereen blijvend willen verbeteren. Hiervoor is een structuur nodig waarin de verbeteractiviteiten passen. Deze verbeteringen moet je stapsgewijs steeds meer richten op de strategische doelen van de organisatie. Hierbij moet je over afdelingen heen kijken om cross-functionele verbeteracties te laten plaatsvinden. Het initiatief en het vermogen om te verbeteren komt vooral bij de operatie te liggen. Het uiteindelijke doel is een lerende organisatie te realiseren met een steeds sterker wordende inbedding van integraal verbeteren. 

Het inbedden van continu verbeteren ontwikkel je stap voor stap, conform een groeimodel. Te snel willen groeien zorgt voor groeipijn. Dankzij het assessment komt naar voren welke elementen van het inbedden van continu verbeteren in jouw situaties als eerste nodig zijn. 

Kritieke succesfactoren
Het laatste deel van het assessment gaat in op kritieke succesfactoren. Het ontwikkelen van Lean practices en het inbedden van continu verbeteren is niet eenvoudig. In de literatuur worden diverse kritieke succesfactoren genoemd die essentieel zijn voor het realiseren van duurzaam succes. Wij hebben hieruit de 12 meest prominente gedestilleerd, welke uitgebreid behandeld zijn in het vorige artikel van deze reeks. 12 factoren die onder te verdelen zijn in 4 categorieën. De eerste, sturing, betreft 3 factoren die gezamenlijk laten zien hoe er vanuit het management betrokkenheid, visie en ondersteunende communicatie getoond wordt. De tweede gaat over de cultuur die heerst in je organisatie. De focus moet liggen op de mensen, die fouten mogen maken en daarvan leren. Dit onder het toeziend oog van coachende leiders. De derde categorie betreft integrale focus, dat wil zeggen een sterke link met leveranciers en klanten, waarbij alle ondersteunende functies in je organisatie op dezelfde doelstellingen gericht zijn als de operatie. Ten slotte de verbeterstructuur. Hierbij gaat het om de aanwezigheid van middelen, trainingen en metingen van prestaties. Gezamenlijk zijn deze 12 factoren van cruciaal belang bij het creëren van een continu verbeterende organisatie.

Resultaat
Het Lean self-assessment wordt ingezet om te achterhalen wat de huidige situatie is en wat de gewenste situatie is. In de output van het assessment komt naar voren wat de gemiddelde scores zijn, de gaps tussen de huidige en gewenste situatie en de variatie in de gegeven antwoorden. Deze variatie illustreert opinie- en/of kennisverschillen binnen de organisatie. Dit vormt belangrijke input voor de discussie over waar de pijnpunten zitten.

In de praktijk worden de belangrijkste resultaten, de slechtste scores en grootste variaties gepresenteerd in interactieve (Power BI) dashboards en besproken in een open discussie. Deze discussie vormt de kern van waar het Lean self-assessment om draait, gezamenlijk bespreken wat belangrijk is, waar meningsverschillen zitten en waar de focus moet komen te liggen. Dit vormt het fundament waarop je als organisatie de volgende stap kan zetten naar continu leren en verbeteren.

Over de auteur

Met behulp van een kritische en analytische benadering van bedrijfsprocessen streef ik naar tastbare resultaten. Door te denken in kansen en te doen in oplossingen, ga ik samen met de klant rechtstreeks op het doel af!

Neem contact op Jori Michels Process Consultant
06-2669 47 75
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen