Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

De wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) legt de verplichting op dat al het formele berichtverkeer van bestuursorganen ook via een elektronisch kanaal opengesteld is. Deze nieuwe wet - die op 1 januari 2021 ingaat - is geen schokkende vernieuwende wetgeving, maar brengt wel een aantal nieuwe eisen met zich mee die je als gemeente moet doorvoeren.

In de huidige Algemene wet bestuursrecht is elektronische communicatie tussen burger en overheid alléén toegestaan als beide partijen hier zichtbaar voor open staan. Dit gebeurt bijvoorbeeld via het openstellen van een algemeen e-mailadres door het bestuursorgaan. Maar veel formele berichten, zoals bezwaarschriften, worden per e-mail dan weer niet geaccepteerd. Dit wordt in de huidige tijd als verouderd ervaren. Gelukkig brengt de Wmebv hier verandering in! Wat moet je als gemeente anders gaan doen?   

1. Stel digitale kanalen verplicht open voor ieder elektronisch formeel bericht

Onder een formeel (ook wel ‘officieel’) bericht wordt verstaan: elk bericht dat deel uitmaakt van een procedure inzake een besluit, voorgeschreven melding of klacht. Als gemeente moet je voor elke vorm van formele schriftelijke communicatie een elektronische manier van indienen mogelijk maken. Dit betekent dat je bestaande systemen moet aanpassen of uitbreiden. Of dat je nieuwe kanalen moet openen, zoals een algemeen contactformulier, een e-mailadres of een specifiek e-formulier. Je moet de keuze maken welke kanalen je gaat openstellen voor welke processen en hoe je dat gaat inrichten. Dit klinkt eenvoudig, maar bij gemeenten is dit van toepassing op álle aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan alle soorten vergunningen, ontheffingen, subsidies, uitkeringen, vergoedingen en producten, op formele meldingen en op klachten.

2. Pas de digitale kanalen aan, zodat het voldoet aan de wettelijke eisen

Zodra je een keuze hebt gemaakt welk kanaal je gebruikt voor welk proces, moet je gaan controleren of dit voldoet aan de wettelijke eisen. Denk hierbij aan het volgende:

  • Vraag alleen noodzakelijke gegevens aan. Dat wil zeggen: alleen die gegevens die nodig zijn voor de verdere behandeling van het formele bericht. Dit kan per product/dienst verschillen (bij het aanvragen van een subsidie zijn andere gegevens nodig dan bij het indienen van een klacht).
  • Stuur een ontvangstbevestiging. Een ontvangstbevestiging versturen is een verplichting op grond van de Wmebv.
  • Stel een e-formulier, webformulier of e-mailadres beschikbaar.
  • Zorg voor bewijslast bij bestuursorgaan. Als bestuursorganen gebruik maken van een systeem voor gegevensverwerking waarin de geadresseerde toegang heeft tot het bericht (de zogenoemde Mijndomeinen), rust op de bestuursorganen de bewijslast om gegevens met betrekking tot de verzending en ontvangst van elektronische berichten door bestuursorganen aannemelijk te maken.
  • Mededeling bij weigering verkeerd ingezonden bericht. Wordt een formeel bericht ingediend via een niet-aangewezen kanaal (bijvoorbeeld via het e-mailadres van een behandelend ambtenaar), dan mag je ervoor kiezen het bericht te weigeren of door te zenden om alsnog te behandelen. Bij weigering moet je dan wel bij de afzender vermelden wat de juiste wijze van indiening is.

Wat verandert er niet?

De komst van de Wmebv betekent niet dat álles ineens digitaal moet. Wat verandert er niet?

  1. De afhandeling van het digitaal ontvangen bericht hoeft niet per se digitaal te gaan. De gemeente blijft vrij om een aanvrager te bellen, een gesprek met een aanvrager in te plannen en via papier verder te communiceren. Tevens houdt de Wmebv niet in dat het gevraagde eindproduct (antwoord op klacht, vergunning, paspoort enz.) digitaal moet worden verstrekt.
  2. Andere communicatievormen zijn nog steeds toegankelijk. De papieren aanvragen mogen blijven bestaan.
  3. Dat andere communicatievormen moeten blijven bestaan. De Wmebv (en daarmee de Awb) verzet zich niet tegen het afsluiten van communicatiemethoden anders dan de digitale (behalve bij strijd met hogere regelgeving).
  4. Eisen aan het informele berichtenverkeer stellen. Bestuursorganen mogen voor informele berichten zelf kiezen welke communicatiekanalen ze openzetten. Dit kan bijvoorbeeld ook via Whatsapp of sociale media.

Digitaal communiceren met bestuursorganen is een bestaande manier van communiceren. De Wmebv legt echter een verplichting op om voor al het formele berichtenverkeer een elektronisch kanaal open te stellen en verbindt daar een aantal eisen aan. Hierdoor is het noodzakelijk om bestaande systemen aan te passen. Dit in combinatie met dat de Wmebv van invloed is (of kan zijn) op iedereen binnen het betreffende bestuursorgaan, maakt dat dat tijdig anticiperen op de nieuwe wetgeving noodzakelijk is. 

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen