Hoe kan data inzicht verschaffen in mijn bedrijfsvoering? Tegenwoordig worstelen veel organisaties met deze vraag. Naast de vraag hoe data inzicht kan verschaffen in de bedrijfsvoering, willen organisaties ook met data kunnen aantonen waar het verbeterpotentieel ligt. En dan het liefst zo geautomatiseerd mogelijk.

Gelukkig biedt de markt tools die aan deze behoeftes voorzien, zoals dashboarding en Process Mining. Dit zijn twee laagdrempelige technieken die je direct in de business kunt gebruiken én die direct door de business kunnen worden beheerd.

Tot nu toe worden dashboarding en Process Mining meestal apart toegepast, maar dat is vanaf nu niet meer nodig! Wij hebben de techniek van Process Mining toegevoegd in Power BI (een dashboarding tool) waardoor alle antwoorden vanaf nu in één tool verkrijgbaar zijn.

Het dashboard laat een Purchase-to-Pay proces zien; van het aanmaken van een aankoopverzoek tot de daadwerkelijke boeking. Met een paar drukken op de knop is direct een aantal interessante bevindingen te doen:

  1. Klik bovenin het dashboard onder het kopje ‘Startpunt’ op 9

In het proces zijn een paar aankopen die starten bij ‘Receive Invoice’. Dit betekent dat de inkoopfactuur al is ontvangen voordat er ooit melding is gedaan over de aankoop. Bovendien is deze aankoop nooit goedgekeurd door de business owner. In één oogopslag is aan de rechterkant van het dashboard te zien dat Marketing de grote boosdoener is en dat het om een bedrag van in totaal 608 miljoen euro gaat.

  1. Klik op de rode pijl die van stap 5 naar 14 ‘Done’ loopt

Hieruit blijkt dat er in het proces Purchase Orders (PO) aangemaakt worden, waar nooit een factuur voor binnenkomt. Dit is een bottleneck, omdat budget gereserveerd wordt voor kosten die nooit gemaakt zijn. Hierdoor lijkt het of er een tekort in het budget is en worden mogelijk andere essentiële aankopen afgewezen. Door te klikken op deze pijl wordt direct duidelijk dat Marketing ook hier de meeste foutieve Purchase Orders aanmaakt. In combinatie met het vorige punt kan dit betekenen dat aanvragers vergeten dat ze al een PO hebben aangevraagd of dat de leverancier de PO-nummers niet goed ontvangt of verwerkt.

  1. Alle pijlen die terug naar stap 1 gaan

Ontstaat er binnen de visualisatie van het proces een pijl die van stap 2 of 3 rechtstreeks terug naar stap 1 gaat, dan wordt de eerste stap in het proces waarschijnlijk niet goed wordt uitgevoerd. Dit is een belangrijke indicatie om te kijken naar wat daar precies mis gaat. Idealiter wil je dat de stappen in een proces altijd in één keer goed gaan, zodat je de klant zo goed en snel als mogelijk kunt helpen. Voor je eigen organisatie betekent dit dat het aantal handelingen en betrokken mensen beperkt blijft tot de geplande tijd en handelingen. Zowel voor de klant als voor je eigen medewerkers voorkomt het tijdsverlies en frustratie.

Kortom; met de Process Mining visual krijg je direct inzicht in je proces en sturingsinformatie om het proces te optimaliseren. Maar wat is nu het onderscheid tussen dashboarding en Process Mining? En wat is de toegevoegde waarde om beide technieken in één tool te stoppen? Daarover lees je hieronder meer.

Wat is dashboarding?

Dashboarding is een moderne variant van rapporteren. Waar medewerkers voorheen tot wel een week per maand bezig waren met het verzamelen van data en het maken van grafieken in Excel, kun je met Dashboarding volledig geautomatiseerd – zonder tussenkomst van medewerkers – eenzelfde rapportage geüpdatet worden. Het is niet alleen mogelijk om eens per maand informatie te ontvangen, maar zelfs real-time inzicht te krijgen in de belangrijkste indicatoren. Waar dit vroeger alleen bewerkbaar was door programmeurs en IT’ers, zijn deze tools veel gebruikersvriendelijker. Hierdoor kan de business er zelf mee aan de slag!

Voorbeelden van dashboarding tools

Wat is Process Mining?

Process Mining kun je het beste vergelijken met Process Mapping. Bij Process Mapping teken je aan de hand van interviews met de medewerkers en overige stakeholders processen op. Process Mining doet eigenlijk hetzelfde, maar dan aan de hand van de beschikbare data. Het grote voordeel ten opzichte van Process Mapping is dat je tijd bespaart in het inzicht krijgen in processen. Je laadt nu alleen data in een tool en krijgt direct jouw gewenste inzicht in het proces. Daarnaast geeft Process Mining niet alleen antwoord op de vraag: hoe ziet het proces er uit? Het laat ook direct andere informatie zien, zoals de doorlooptijd, de wachttijd, het aantal keer dat een bepaalde activiteit wordt uitgevoerd, de afkeur, de uitval, et cetera. Dit is relevante informatie waar jouw organisatie direct op kan acteren.

 

Waarom dashboarding en Process Mining combineren in één tool?

Veel organisaties zijn inmiddels met deze twee technieken gestart en hebben kennis gemaakt met de vele voordelen en inzichten die deze tools bieden. Ook onze consultants maken op hun opdrachten veel gebruik van deze tools. In gesprekken met onze klanten ontdekten we dat de klanten de behoefte hebben om beide technieken te combineren. Met als beweegredenen:

  • Geen dubbele licentiekosten en één tool voor beide functionaliteiten:
    Process Mining tools vragen een relatief hoge investering voor het gebruik ervan. Dashboarding tools zijn qua investering laagdrempeliger en toegankelijker om beide technieken te combineren.
  • Makkelijk aanpasbaar (customizen) naar specifieke wensen en bedrijfsvoering van de klant:
    De extra visuals om de procesflow heen geven direct een verdiepingsslag aan informatie. De bestaande Process Mining tools bieden deze verdiepingsslag ook, maar enkel met visuals die door de software aanbieder geprogrammeerd zijn en alleen direct aansluiten op de procesplaat. Door Process Mining in een dashboardingtool toe te passen, heeft de organisatie zelf de vrijheid om te kiezen waar ze inzicht in krijgen.
  • Processen inzichtelijk maken is nog geen functie in bestaande dashboarding tools:
    Wat Process Mining onderscheidend maakt van dashboarding is de mogelijkheid om de volgorde tussen processtappen inzichtelijk te maken. Met formules is het wel mogelijk om bepaalde kenmerken van Process Mining in dashboarding te verwerken, maar er is nog geen overzichtelijke visual waar in één oogopslag het verloop zichtbaar is.

Maakt deze visual alle andere tools overbodig?

Misschien, maar dat is niet wat wij voor ogen hebben. Eiffel is geen softwareaanbieder, maar een consultancybureau op het gebied van Legal, Finance en Process. Gefundeerd door data helpen wij je om jouw organisatie zo efficiënt mogelijk in te richten en samen een cultuur van continu en duurzaam te verbeteren te creëren. Wij doen dit onder het motto: ‘Voordoen, samen doen, zelf doen’. In het geval van Process Mining in Power BI bepaal je als klant in welke mate je de techniek wilt implementeren en zorgen wij met een bijpassend voorstel dat de benodigde kennis wordt overgedragen.

Mark Tijms Process consultant
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen