Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Slechts één derde van de gemeenten is klaar voor de wettelijk verplichte e-factuur. De rest heeft nog tot 18 april 2019 de tijd. Een wijziging in de Aanbestedingswet verplicht overheden dan om de elektronische factuur te kunnen ontvangen en verwerken.  

Veel boekhoudpakketten hebben inmiddels de optie om e-facturen te kunnen verwerken. Ook is er veel veel winst te behalen in het optimaliseren van het gehele proces van bestellen tot betalen. In deze blog geef ik zeven tips om dat proces te optimaliseren.

  1. Begin een verplichtingenadministratie

De voordelen van de e-factuur benut je optimaal door bestellingen vast te leggen in je administratie. Zodra een e-factuur met bestelnummer wordt ontvangen, matcht het systeem de factuur met de verplichting en zal deze automatisch betalen. Belangrijke voorwaarde: de bestelling is goedgekeurd door de budgetverantwoordelijke en de levering tussentijds beoordeeld.

  1. Zorg voor één integraal proces

Naast de papieren factuur en de e-mail wordt de e-factuur de derde factuurstroom. Mijn advies; elimineer de papieren stroom op de financiële administratie en laat de postkamer de facturen bij binnenkomst digitaliseren/scannen. Daardoor houd je alleen een digitale factuurstroom naast de e-factuur over.

  1. Zorg voor een uniforme werkwijze

“Ik doe het op mijn manier”, hoor ik vaak op de werkvloer. Dit versterkt het verschil in beleving tussen medewerkers en verdoezeld achterstallig onderhoud aan processen. Vanuit een verschillende manier van werken is het lastig om gezamenlijk naar verbeteringen te zoeken. Mijn advies; ga met alle medewerkers samen zitten en loop het proces stap-voor-stap door. Een Brown Paper sessie is hiervoor heel geschikt.

  1. Verminder uitzonderingen

Er zijn vaak work-a-rounds bedacht om facturen te administreren en fouten of 'gaten' van leveranciers te dichten. Klantgericht, maar niet efficiënt. Ga in gesprek met leveranciers en collega’s om het aantal uitzonderingen te verminderen. Neem daarom een factuur die niet compleet is niet in behandeling maar stuur hem terug.

  1. Verstuur geen facturen naar jezelf

Het intern doorbelasten van kosten wordt nog wel eens uitgevoerd door middel van nota’s.  Deze broekzak-vestzak werkwijze voegt geen waarde toe. Centraliseer daarom de budgetten. Breng in kaart welke afdeling het meest factureert en ga met de "betalende afdeling" in gesprek om budgetten te verschuiven.

  1. Versnel de goedkeuring

Het gehele proces van bestellen-tot-betalen stokt vaak bij de goedkeuring door de budgethouder. Een oplossing hiervoor is de invoering van de eerder genoemde verplichtingenadministratie. Budgetgoedkeuring wordt dan al bij opdrachtverstrekking gegeven.  

  1. Visualiseren is realiseren

Je kunt pas iets verbeteren als je zicht hebt op hoe het nu gaat. Mogelijke indicatoren zijn: betalingstermijn per dag/week, werkvoorraad, aantal teruggestuurde/niet correcte facturen en de verhouding papier, e-mail en elektronisch. Zo kun je actief gaan sturen en maximaal profiteren van de verplichte e-factuur. 

Over de auteur

“Mijn hart ligt op het snijvlak van Business en IT. Ik ben dan ook geïnteresseerd in de invloed van nieuwe technologieën op bedrijfsprocessen. Als Lean Black Belt lever ik dagelijks mijn bijdrage aan het verbeteren van processen. Ik krijg energie van simpele verbeteringen met een grote impact.”

Neem contact op Rajesh Gayadien Process Consultant
06 5343 67 07
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen