Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Je bent planner bij een zorgaanbieder en je hebt zojuist een verwijzing binnen gekregen voor een nieuwe patiënt. Door een onverwacht groot aantal spoedgevallen in de afgelopen periode is er geen plaats meer beschikbaar. Het is onduidelijk wanneer de geplande patiënten zijn uitbehandeld. Omdat je voorlopig geen plaats kunt aanbieden, stel je voor om de patiënt op een wachtlijst te plaatsen.

De patiënt is teleurgesteld dat hij niet weet wanneer hij terecht kan bij de door zichzelf gekozen zorgaanbieder. Via zorgbemiddeling van de zorgverzekeraar gaat hij op zoek naar een andere aanbieder waar hij wel terecht kan. Hoe kun je nu meer grip krijgen op variatie en onvoorspelbaarheid van de zorgvraag? Lees hieronder wat je als zorgteam zelf kunt doen.

Variatie en onvoorspelbaarheid

Ieder team in de zorg wordt geconfronteerd met variatie en onvoorspelbaarheid van de zorgvraag. Een aantal voorbeelden: huisartsenpraktijken werden overspoeld tijdens de laatste griepgolf, verpleegafdelingen hebben vaak te maken met onvoorspelbare aankomsttijden van patiënten, poliklinieken ervaren variatie in de urgentie en type afspraken en verpleeg- en thuiszorginstellingen kunnen de complexiteit van de patiënt vaak niet van te voren inschatten.

In de zorg wordt variatie in de vraag vaak opgevangen door buffers, zoals wachtlijsten, wachtkamers en wachttijden. Voor sommige patiënten is wachten hinderlijk, voor andere patiënten kan het een zaak zijn van leven of dood. Maar variatie wordt ook opgevangen door flexibiliteit van personeel. Denk hierbij aan het maken van overuren wanneer een behandelprogramma uitloopt of het draaien van extra diensten. Vanwege het actuele personeelstekort in de zorg hebben deze maatregelen veelal een structureel karakter gekregen.

Voorspellen van de zorgvraag

Door de zorgvraag zo goed mogelijk te voorspellen en de onzekerheid hiervan te verminderen, kunnen zorgaanbieders op het juiste moment de juiste zorg leveren met de juiste inzet van personeel. Maar hoe kun je als zorgaanbieder de vraag voorspellen zonder hiervoor dure software aan te schaffen? Binnen veel organisaties zie ik dat je zonder grote inspanningen al veel resultaten kunt behalen. 

Mijn advies: laat data-analisten samen met zorgteams de volgende stappen doorlopen:

  1. Verzamel historische data van de zorgvraag.
  2. Aggregeer deze data op het juiste niveau: voor korte termijn meer detail (diagnose, behandelprogramma, locatie, afdeling, dag) en op lange termijn abstracter (specialisme, locatie, jaar).
  3. Selecteer één of (nog liever) meer kwantitatieve voorspelmethodes (meelopend gemiddelde, regressie analyse, exponential smoothing, etcetera) en combineer deze met kwalitatieve voorspelmethodes (bijvoorbeeld het periodiek raadplegen van experts).
  4. Registreer voorspelfouten en corrigeer op basis hiervan de voorspelling.

Verlies bij het doorlopen van deze stappen nóóit de actuele en historische context uit het oog. Wat gebeurde er? Waarom gebeurde het? Wat verwachten we dat er gaat gebeuren?

Beïnvloeden van de zorgvraag

Daarnaast kunnen zorgaanbieders ook beter grip krijgen op de zorgvraag door de onzekerheid van de zorgvraag te verminderen en te beïnvloeden. Wat kun je als zorgaanbieder zelf doen zonder hiervoor de zorgprocessen te herontwerpen?

Je kunt programma’s aanbieden die extra aantrekkelijk zijn voor bepaalde patiëntgroepen (denk hierbij aan avondspreekuren of ‘one stop shop’-spreekuren). Deze spreekuren raken eerder gevuld dan andere en dat stelt jou in staat om ruimer van te voren de optimale capaciteit toe te wijzen. 

Om de onzekerheid in aankomst- en vertrektijden te verminderen (bijvoorbeeld bij verschillende afdelingen in een ziekenhuis) kun je starten met het optimaliseren van de patiëntplanning. Laat in dat geval data-analisten samen met zorgteams de volgende stappen doorlopen:

  1. Verzamel historische data van de zorgvraag.
  2. Identificeer verschillende patiëntengroepen (bijvoorbeeld op basis van diagnose en of behandeling) en breng hun behoeften in kaart (bijvoorbeeld mate van urgentie, type afspraak en afhankelijkheid van andere schakels in de zorgketen).
  3. Bepaal een realistische duur van de afspraken op basis van data of waarnemingen. 
  4. Voorspel de zorgvraag (identificeer hierbij de piekmomenten).

Pas op basis van deze inzichten periodiek de patiëntplanning aan. En overweeg, bij voldoende volumes, om maatwerkprogramma’s aan te bieden voor specifieke patiëntgroepen. Meer grip op de variatie en voorspelbaarheid van de zorgvraag: voorspel, stel bij waar nodig en verminder de onzekerheid van de zorgvraag door deze zelf te beïnvloeden!

Over de auteur

"Duurzame relaties opbouwen door samen met klanten en collega's organisaties iedere dag beter te maken. Daar doe ik het voor!"

Neem contact op Johan Miedema Consultant
06 2656 44 70
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen