Verlagen van specialistisch personeelstekort, welke ‘beren op de weg’ kom je tegen?

 Op hoofdlijnen zijn er twee oplossingen om jouw personeel efficiënter in te kunnen zetten.

1. Taken verleggen. Kijk kritisch naar de functie waarop er een tekort aan personeel is. Welke taken worden daadwerkelijk uitgevoerd en hoeveel tijd kost dat? Beleg de eenvoudige of juist coördinerende taken bij andere functies (die wel te werven zijn) om zo meer capaciteit te hebben op de schaarse kennis en kunde.
2. Procesverbetering. Kijk ook goed naar de huidige werkprocessen. Gaat alles in één keer goed of zijn er omslachtige bureaucratische processen die zaken vertragen en frustreren? Door processen te stroomlijnen blijft er onder aan de streep meer tijd over om de functie efficiënt uit te voeren.

Bovenstaande oplossingen lijken in theorie vanzelfsprekend. Steeds meer organisaties zijn hier dan ook al mee bezig, maar in de praktijk kom je vaak meerdere beren op de weg tegen. Wij hebben de 4 meest voorkomende uitdagingen voor je op een rijtje gezet en hoe je hiermee om kunt gaan.

1. Het is onduidelijk waar medewerkers daadwerkelijk mee bezig zijn

Dit klink misschien raar, maar leidinggevenden hebben in de praktijk vaak weinig inzicht in de daadwerkelijke tijdsbesteding van medewerkers. Uitvraag bij de medewerkers levert vaak flinke verschillen op in type werkzaamheden en de tijdsbesteding. Hierdoor is het lastig om het werkpakket goed te analyseren.
 De oplossing is niet ingewikkeld. Neem de tijd om met medewerkers mee te kijken en in gesprek te gaan. Ga zelf op de werkvloer kijken (go gemba) en observeer wat er gebeurt. Door jouw ervaringen te toetsen met de medewerkers ontstaat een completer beeld van het werkpakket. Ook al is dit een redelijke tijdsinvestering, op de lange termijn loont het zeker.

2. Onvoldoende (dedicated) projectmanagementcapaciteit

Het verleggen van taken en het verbeteren van processen hebben een flinke impact op een organisatie. Door vooraf een duidelijk plan te hebben met duidelijke doelstellingen, zoals een te realiseren tijdsbesparing of procesverbetering(en), behaal je betere resultaten. Echter, veel organisaties hebben vaak geen capaciteit beschikbaar om dit projectmatig aan te pakken. Dit soort trajecten worden vaak toegewezen aan medewerkers met een andere rol. Ervaren projectmanagementcapaciteit beschikbaar maken is een van de succesfactoren. Zo leg je focus op de doelstellingen, zonder dat andere belangen in de weg zitten.

3. Medewerkers vrezen een vereenvoudiging van hun werkpakket

Functieprofielen veranderen, betekent dat medewerkers andere of minder taken doen. Dit heeft een flinke impact op de medewerkers. Weerstand hierop is onvermijdelijk.
 Er is al veel geschreven over verandermanagement en hoe hiermee om te gaan. Ik heb twee tips die in ieder geval helpen:

1. Zet mensen ten eerste in op hun talent. Talent is goed in kaart te brengen en biedt een handvat om met medewerkers in gesprek te gaan over waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden om te doen.
2. Blijf het hele proces transparant, bijvoorbeeld door veranderingen en voortgang visueel en toegankelijk te maken.

4. Geen expert op het gebied van procesverbetering

Procesverbetering is een vak op zich. Het standaardiseren van werkwijzen en eenvoudige proceswijzigingen kan de eigen organisatie vaak wel zelf doen. Organisatiebrede ketenprocessen optimaliseren (waar het meeste resultaat in zit) is echter een ander verhaal. Probeer dit zoveel mogelijk met eigen medewerkers op te pakken. Heb je geen procesverbeteraar in huis? Leid de medewerkers daarin dan op. Dit komt de borging van de verbetering op de lange termijn namelijk ten goede. Maar zet sowieso een expert in voor de begeleiding van de gewenste procesverbetering. Mocht dit intern niet mogelijk zijn, dan is er altijd nog de mogelijkheid om een externe expert in de arm te nemen.

Meer lezen?

Dit is het eerste artikel van de reeks specialistisch personeelstekort. Artikel twee bevat 6 tips om je specialistisch personeelstekort te verlagen, namelijk door te plannen. 

Lees hier artikel twee: