Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.


In de dagelijkse praktijk zien wij regelmatig liquiditeitsproblemen bij jeugdzorginstellingen. Facturen worden niet of veel te laat verzonden, er ontstaat vertraging door fouten in de facturen en er is slechte afstemming met de gemeente. Gemeenten ondervinden op hun beurt weer last bij het sturen op budgetten, uitnutting en voorspelbaarheid en maken extra kosten voor controle en administratie. De samenwerking tussen jeugdzorginstellingen en gemeenten is niet altijd optimaal.

Dit kan vergaande gevolgen hebben: door de onzekerheid over de vergoeding loopt het leveren van de gewenste zorg vertraging op of wordt de zorg helemaal niet geleverd. En dat raakt de continuïteit van de zorg aan een kwetsbare groep hard.

In de volgende twee artikelen gaan wij in op deze problematiek en geven we concrete handvatten om de problemen aan te pakken. Maar we starten eerst met enkele oorzaken van liquiditeitsproblemen aan de kant van de jeugdzorginstelling zelf én hoe je dit in de toekomst kunt verbeteren.

De oorzaak

Wij zien twee belangrijke oorzaken:

Teveel contractvormen
De jeugdzorgorganisatie moet een groot aantal verschillende contractvormen met gemeenten inrichten, zeker als de jeugdzorginstelling op grond van het woonplaatsbeginsel met veel verschillende gemeenten contracten moet sluiten. Dit kost veel tijd.

Onduidelijkheid in het berichtenverkeer
Samenhangend aan de verschillende contractvormen is dat er veel onduidelijkheid ontstaat in het berichtenverkeer en bij beschikkingen. Deze ontbreken, zijn onvolledig, onjuist of bevatten een ontoereikende geldigheid.

De verbetering

Ons advies: begin bij de administratie. Veel jeugdzorginstellingen hebben geen goed beeld hoe het administratieve proces van de organisatie ingericht is. Terwijl het administratieve proces juist essentieel is ten opzichte van hun primair proces.

Ook ontbreekt het inzicht van de performance van het administratieve proces. Waar gaat het goed? Wat verdient aandacht? Zonder de juiste stuurinformatie neemt de administratieve achterstand toe, met alle bijbehorende financiële risico’s.

De aanpak

Stap 1: creëer inzicht

Maak het administratieve proces visueel inzichtelijk met behulp van een stroomdiagram map. Doe dit samen met de medewerkers, hierdoor ontstaat een gezamenlijk en eenduidig beeld van de huidige werkwijze. Hang dit proces vervolgens zichtbaar voor iedereen op; dit is hoe we nu werken en dit is onze gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Voeg vervolgens data toe aan het proces. Hoe groot is het aantal ontbrekende beschikkingen? Hoe vaak gaat iets goed en hoe vaak gaat iets fout? Wat is de doorlooptijd van een factuur?
 Op basis van deze gegevens kun je samen met de medewerkers indicatoren benoemen die iets zeggen over hoe het administratieve proces loopt. Bijvoorbeeld het aantal beschikkingen dat wordt afgekeurd; bij welke gemeenten gaat dat goed en bij welke niet?

Kies niet te veel indicatoren, pak alleen de indicatoren die echt wat zeggen over hoe het gaat. Hulpmiddelen zijn process mining, visueel management en dashboarding. Zo ziet iedereen in één oogopslag hoe het gaat.

En denk tot slot goed denk na over de manier waarop er bijgestuurd gaat worden. Enkel constateren wat er niet goed gaat, is niet voldoende. Creëer juist bij de behandelaren en medewerkers van de administratie de juiste sense of urgency.

Stap 2: standaardiseer de vertaling van contractafspraken

Zorg dat contractafspraken en wijzigingen volgens een vast stramien doorwerken in de organisatie en stel vast of alle afspraken juist zijn vastgelegd. Zo moet een organisatie zowel haar proces als de gebruikte systemen flexibel inrichten. Stap 1, creëer inzicht, biedt een goede basis voor deze inrichting.

Proces en systeem zijn echter niet voldoende. Jouw medewerkers moeten niet alleen op de hoogte zijn van de wijzigingen, ze moeten deze daadwerkelijk gaan omarmen. Laat medewerkers de nieuwe werkwijze zelf ervaren, in plaats van alleen ‘melden dat er iets veranderd is’. Inspireer vanuit het verbeterde inzicht op het proces, zodat medewerkers zien dat de veranderingen ook daadwerkelijk verbeteringen zijn. Het belang van een goed administratief proces wordt zo iets van de medewerkers zelf. En dat komt de kwaliteit en motivatie alleen maar ten goede.

Stap 3: contractering

Iedere gemeente of regionaal samenwerkingsverband kent eigen omschrijvingen, benamingen en administratieve afspraken. Jeugdzorginstellingen die in meerdere regio’s actief zijn, hebben een hele uitdaging om alle afspraken ook correct in hun administratie te verwerken en als basis te gebruiken voor zorgverlening en facturatie: wat wordt wel vergoed, wat niet? Hoe lang mag een behandeling duren en hoe ziet de verantwoording richting de gemeenten eruit? Zijn de behandelaren/ begeleiders op de hoogte wat er van hen wordt verwacht?

Daarnaast kunnen er door het jaar heen contractuele afspraken worden aangescherpt/gewijzigd. Mede hierdoor ontstaat onduidelijkheid in de facturatie en dus in de betaling. Als dan ook nog het (in)zicht ontbreekt, is er een verhoogd risico op liquiditeitsproblemen.

De aanpak van dit derde aspect, de zorgverkoop en contractering bij de jeugdzorgorganisatie en de daaraan verbonden inkoopkant bij de gemeente, komt in ons volgend artikel uitgebreid aan bod. We sluiten deze reeks af met een derde artikel, waarin het belang dat gemeenten hebben bij een juiste en actuele facturatiestroom vanuit de jeugdzorg wordt benadrukt.

Over de auteur

"Veranderen kan ook leuk zijn. Ik help organisaties bij het zetten van de volgende stap. Dat doe ik door teams en individuen de stip op de horizon te laten zien maar bovenal een sense of excitement te creëren. Bij de hand nemend wanneer nodig maar zorg voor de juiste omgeving om vooral eigen beweging te motiveren. Ik ben scherp en zoek de verbinding om samen verder te komen maar confronteer waar nodig maar altijd met respect voor mens en organisatie."

Neem contact op Martijn Mahler Process consultant
06 2656 44 42
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen