Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Het is duidelijk: de economie zit in de lift. Er is minder werkloosheid, we verwelkomen meer nieuwe collega’s en er komen nog betere bedrijfsfeestjes. Tegelijkertijd brengt een aantrekkende economie uitdagingen met zich mee op de arbeidsmarkt, vooral in de technische sector. Er is namelijk te weinig specialistisch personeel voor de hoeveelheid werk.

De markt dwingt organisaties steeds vroeger te starten met het voorbereiden van - en harde afspraken te maken over - de planning van de werkzaamheden. Met als gevolg dat de planning op detailniveau maanden eerder wordt gemaakt. En dat betekent dat organisaties een stuk minder flexibel zijn in hun tijd en geen ruimte meer hebben voor verrassende konijnen uit de hoge hoed of plotselinge beren op de weg. De rigide planning zorgt voor een stressvolle belasting in de uitvoering.

Hoe kunnen we inspelen op het tekort aan specialistisch personeel én tegelijkertijd optimaal plannen met behoud van enige flexibiliteit? Lees nu onze 6 tips.

1. Betrek technische kennis bij het plannen

Diegenen die de planning maken, zijn vaak niet dezelfde personen als diegenen die de planning uitvoeren. Medewerkers uit de uitvoering kunnen zeer waardevolle input geven door de theorie te toetsen aan de praktijk. Zo kunnen ze uit ervaring onrealistische verwachtingen temperen en, nog belangrijker, werkzaamheden slimmer uitvoeren door handigheden uit de praktijk. Hierdoor kan de planner werkzaamheden veel efficiënter plannen en is er minder kritische capaciteit nodig.

Maar.. meedenken met de planning kost toch tijd? Dat strookt niet met de gedachte dat je de beperkte capaciteit niet mag belasten met niet-technische werkzaamheden? (zie artikel 1) Dat klopt. Echter, deze minimale investering levert enorme winst op zodra de medewerkers het werk uitvoeren.

2. Neem vlak voor de uitvoering nogmaals de planning onder de loep

In het planningsproces wordt concreet welke werkzaamheden in een bepaalde periode moeten gebeuren. Vaak is er overlap van werkzaamheden die gelijktijdig en in dezelfde regio plaatsvinden. Door slim te combineren kunnen de planners extra ruimte vrijspelen van de kritische capaciteit.

3. Kijk over de grenzen van de business units of regio’s

Zelfs met de grote hoeveelheid werk van dit moment, komt het werk met pieken en dalen. Deze golfbeweging is niet volledig te voorkomen. Kom je om in het werk? Kijk dan verder dan de grenzen van jouw afdeling, business unit of regio. Wellicht heeft een andere afdeling ruimte over. Door afstemming over de grenzen van de disciplines heen te organiseren, vangen collega’s op een andere plek binnen de organisatie op . En andersom, als jouw afdeling lucht heeft, kan het natuurlijk ook.

4. Onthoud: niet iedere escalatie is een spoedgeval

Door het tekort aan personeel zien organisaties de wachttijd oplopen. Dit gaat helaas gepaard met escalaties: klanten zijn het niet eens met de langere wachttijd en willen eerder geholpen worden. Als je aan de wens van al deze klanten wilt voldoen, dan kan dat het proces enorm frustreren. Een spoedgeval vraagt veel capaciteit van de betrokken partijen en zorgt voor piekbelasting. Zo kan het tevreden stellen van één klant zorgen voor vertraging in de trajecten van meerdere andere klanten. Onthoud daarom goed dat niet iedere escalatie een spoedgeval is. Richt een aparte werkgroep in die een escalatie weegt en aan de hand daarvan besluit of het een spoedgeval betreft. Door duidelijk te prioriteren, maak je keuzes wanneer je een klant eerder kunt inplannen. En wanneer vooral niet.

5. Bouw een centrale buffer in

De werkelijkheid is helaas niet volledig te voorspellen. In de praktijk ontkom je niet aan verrassingen die om extra capaciteit vragen. Om deze verrassingen op te kunnen vangen moet je buffers opnemen in de planning. Als je voor ieder project een buffer in de planning opneemt, dan leidt dat tot een forse hoeveelheid capaciteit die uiteindelijk niet gebruikt wordt. En dat is kostbare tijd. Bouw als één centrale buffer in. Zo los je verrassingen in de uitvoering snel op mét een kleinere buffer.

6. Zorg voor voldoende werk op de plank

De bovengenoemde centrale buffer is niet altijd nodig. En soms komen projecten om diverse redenen stil te liggen. Wat doe je dan met de kostbare specialistische capaciteit? Zorg voor voldoende werk op de plank. Met opvulwerk kan onverwachte stilstand alsnog optimaal ingezet worden. Opvulwerk is klaar om opgepakt te worden en onafhankelijk van een planning. Richt een fysieke en visuele plek (bijvoorbeeld een bord op de afdeling) in waar al het opvulwerk overzichtelijk en op prioriteit weergegeven wordt. Bij stilstand kunnen de medewerkers alsnog snel werk oppakken.

Bovenstaande tips helpen je beter te plannen, waardoor het personeel meer werk kan verzetten én flexibel blijft. Goed plannen zorgt voor een constante verdeling van het totale werkpakket. Je vermindert de piekbelastingen drastisch en zorgt voor minder uitval van personeel en projecten. Een goede planning draagt dus bij aan het aanpakken van het werkpakket op een duurzame manier.

Over de auteur

"Ik help bedrijven verder door kritisch te kijken naar het verbeterpotentieel van de processen (harde kant), maar daarnaast aandacht te hebben voor de manier waarop de werknemers met de processen omgaan (zachte kant). Dit vormt altijd de basis ongeacht of het gaat om een projectmanagement opdracht, verbetertraject of wendbaar organiseren van de organisatie."

Neem contact op Joost Koenders Process consultant
06 2656 46 09

Meer lezen?

Dit is het tweede artikel van de reeks specialistisch personeelstekort. Lees ook ons vorig artikel:

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen