Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Wachttijden voor patiënten, werkdruk op de afdelingen, druk op de kosten en Horizontaal Toezicht. Allemaal thema’s waar een zorgorganisatie mee te maken heeft en waarbij het essentieel is om een goed beeld te hebben van de zorg- en ondersteunende processen. Wat doen we nu allemaal en waar zit het verbeterpotentieel? Met andere woorden: waar in het proces worden ongewenst lange wachttijden veroorzaakt, is er sprake van onderregistratie en waar precies is ruimte voor verbetering in processen? En als je dit weet, is dat vooral een onderbuikgevoel of cijfermatig onderbouwd?

Volgens de conventionele methode ga je de organisatie in en voer je gesprekken om meer inzicht te krijgen in het primaire proces. Dit levert echter subjectieve informatie op en het kost tijd om het proces uit te tekenen met alle betrokkenen. Daarnaast worstel je met de vraag: waar gaat het nu echt mis? Er is ook een nieuwe methode waarbij ‘de data’ je het antwoord geeft: Process Mining. Een objectieve en snelle methode om inzicht in processen te krijgen.

Wat is Process Mining?

Process Mining visualiseert de werkelijke uitvoering van organisatieprocessen aan de hand van data. Een proces bestaat uit een aantal activiteiten met een specifiek einddoel. Denk bijvoorbeeld aan een zorgpad: alle contacten en uitgevoerde behandelingen die de patiënt ondergaat worden gelogd (bijgehouden) in systemen (bijvoorbeeld in het Elektronisch Patiënt/Cliënt Dossier). Dit zorgt voor een digitaal spoor. Aan de hand van het digitale spoor wordt door middel van een IT-toepassing het proces visueel weergegeven. Met deze visualisatie krijgt de organisatie in één oogopslag het feitelijke proces in beeld. Hierdoor weet je waar je kunt ‘graven’ in je eigen processen; vandaar de term Process Mining.

Process mining

Wat kan Process Mining betekenen voor jouw zorgorganisatie?

Binnen de zorg zijn er tal van complexe thema’s waar data meer inzicht kan geven. Denk bijvoorbeeld aan het reduceren van wachttijden, het optimaliseren van behandel- of ondersteunende processen, de tijdigheid van registraties en de invoering van Horizontaal Toezicht. Hiervoor is het van groot belang om feitelijk inzicht te hebben in de procesgang. Door dit feitelijke inzicht kun je gericht zoeken naar de ‘bottlenecks’ in je processen en wordt het verbeterpotentieel direct inzichtelijk. In de volgende stap kun je dit potentieel benutten door de bedrijfsprocessen slimmer in te richten. Process Mining is dus vaak het beginpunt, of een waardevolle feitelijke ondersteuning, bij het bepalen van verbetermogelijkheden in processen.

Waaraan moet de data voldoen?

Process Mining is objectief, grondig en legt het verbeterpotentieel bloot zonder enig waardeoordeel. Belangrijk is dat hiervoor data beschikbaar is of beschikbaar wordt gemaakt. De data moet minstens uit drie elementen bestaan:

  • Case identificatienummer (Case ID): De case kan een patiëntnummer of DBC nummer zijn.
  • Activiteiten: Dit betreft alle handelingen/stappen in een proces.
  • Tijdsindicatie: Denk hierbij bijvoorbeeld aan het tijdstip van een registratie door een behandelaar in het EPD/ECD.

Aan de hand van deze drie dataelementen kun je het proces visueel weergeven.
Bijvoorbeeld: de Case ID is het (unieke) patiëntnummer, de activiteiten kunnen alle onderzoeken en behandelingen zijn die een patiënt ondergaat en de tijdindicaties zijn alle start- en eindtijden per behandelactiviteit. Om meer diepgang in de analyse te krijgen kun je deze data verrijken met aanvullende informatie over aandoeningen, behandeltypes, behandelaren, aanvragers, afdelingen, zorgindicatie, locaties (indien een zorgorganisatie meerdere locaties heeft) en nog veel meer.

Conclusie

Door Process Mining toe te passen, krijg je inzicht in de bottlenecks van zorg- en ondersteunende processen. Hierdoor wordt het verbeterpotentieel zichtbaar en kun je gericht de knelpunten elimineren met als gevolg dat de organisatie verbetert in het belang van patiënten, medewerkers en de hele organisatie. Het juiste inzicht in je processen is daarin een belangrijk en zeer nuttig vertrekpunt.

Over de auteur

"Samen met de opdrachtgever ga ik voor blijvend resultaat."

Neem contact op Mathijs Dik Process consultant
06 2654 42 63
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen