Scenarioplanning in de praktijk
Op 16 maart organiseerde EIFFEL het Webinar Scenarioplanning en mocht ik mijn visie geven op dit...
Overheden die klaar staan voor hun inwoners en doen wat ze beloven, hebben ondersteunende afdelingen nodig die bijdragen aan het bereiken van de organisatie doelstellingen. Bijvoorbeeld de afdeling Financiën, die als taak heeft om het management scherp te houden, te voorzien van adviezen, te behoeden voor risico’s en te wijzen op kansen. Om dit voor elkaar te krijgen is binnen veel organisaties een brede transitie nodig, van zowel de harde als de zachte kant. Maar hoe begin je? Een uitleg in 3 stappen.
1. Zorg dat je de interne klantvraag kent
Wanneer uitvoerende afdelingen zich onvoldoende ondersteund voelen, komt dat meestal omdat ze nooit gevraagd is wat ze precies nodig hebben. De belangrijkste taak van een business controller is zorgen dat de organisatie haar strategische doelen kan bereiken door het ondersteunen van het management. Dit doet hij of zij onder meer door middel van rapportages en dashboards, het maken van analyses en het geven van adviezen. Vaak zien we echter dat er onvoldoende verbinding is tussen management en controlling, waardoor er niet echt wordt voldaan aan de (interne) klantvraag. De weg naar business partnerschap begint daarom met het ophalen van de échte vraag. Door met elkaar in gesprek te gaan over de doelen van de ‘business’ en de bijdrage die Financiën hieraan kan leveren ontstaat inzicht én verbinding tussen de afdelingen. Deze gebundelde inzichten vormen de basis voor de roadmap naar strategisch adviseur van het management.
2. Maak een concrete verbeteraanpak
Vertaal de inzichten naar gerichte verbeteringen op het gebied van producten, diensten, processen en systemen. Denk hierbij aan AO/IC, sturing op de juiste KPI’s, risicomanagement, versnelling van rapportages, inzet van business intelligence tools en tegenwoordig ook robotics. Allemaal gericht op de behoefte van de ‘business’. Door een scrum aanpak kun je deze verbeteringen in hapklare brokken knippen en direct doorvoeren in je organisatie. Vraag hierbij actieve bijdragen van alle financiële ketenpartners, zo creëer je betrokkenheid en commitment bij je verbeteraanpak.
3. Betrek medewerkers en hun talenten
Niet iedere medewerker Financiën is overal even goed in en vindt alles even leuk. Door inzicht te creëren in de talenten en drijfveren van je teamleden, stel je hen in staat zelf het werk te verdelen naar de meest getalenteerde of gedreven collega voor een bepaalde 'klus'. Hiermee verhoog je de kwaliteit en effectiviteit van het werk. De Talent Motivatie Analyse (TMA) is een beproefde methode om deze talenten en drijfveren in kaart te brengen, leidend tot inzicht op individueel niveau, maar ook voor het team en de keten als geheel. Dit faciliteert de gerichte ontwikkeling van medewerkers en teams én betere afstemming tussen de ketenpartners.
Tevreden klanten
Het doel om business partner te worden komt binnen handbereik met bovenstaande aanpak. Aandacht voor zowel de harde als de zachte kant en betrokkenheid van de interne klant en de gehele financiële keten is hierbij essentieel. De interne klant wordt hierdoor voorzien in de daadwerkelijke behoefte, wat leidt tot een organisatie die sneller en beter inspeelt op veranderingen én die haar strategische doelen bereikt. Bestuurders en uitvoerende afdelingen tevreden, Financiën tevreden én externe klant tevreden!