Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

De afdeling Finance van een groene energieleverancier kampte met een inefficiënte maandafsluiting. Er was veel ‘rework’ wat leidde tot frustraties tussen administratie, control, BI en datamanagement. Een veelgehoord probleem, maar hoe ga je hier mee om? Wij zijn samen met de energieleverancier gestart met een Fast Close traject. Hierin brachten we de informatiebehoefte van het bestuur en de business in kaart en ontwierpen we een keten die snel de benodigde informatie kan leveren. Met als resultaat: een efficiënt ketenproces. Benieuwd hoe dit werkt? We leggen het uit.

Waarom snellere stuurinformatie?

Onze opdrachtgever merkte dat snel inzicht in financiële en niet-financiële informatie steeds belangrijker wordt in de energiesector. Sterk fluctuerende klantaantallen, dalende marges en steeds hogere druk op de kosten zorgt voor behoefte aan diepgaande analyses en snel inzicht. Deze behoefte is niet alleen bij de directie ontstaan, maar ook vanuit de business. Zij willen inzicht in de ‘draaiknoppen’ en daarmee invloed uitoefenen op het resultaat.

Om te voldoen aan deze behoefte hebben we samen met Finance het doel gesteld een efficiënte keten voor de maandrapportage in te richten. Hierin is voor iedereen duidelijk:

  1. Wat, wanneer en van wie er iets wordt verwacht;
  2. Deze verwachtingen ook worden waargemaakt;
  3. En dat hick-ups in de keten zelf worden gesignaleerd en continue verbeteringen worden aangebracht om toekomstige hick-ups te voorkomen.

Deze keten geeft de business sneller waardevolle inzichten én geeft de afdeling Finance meer tijd voor diepgaande analyses.

Krijg inzicht in elkaars werk

Een keten sneller en efficiënter laten werken vraagt in eerste instantie om inzicht. Wie zijn er allemaal betrokken in de keten en wat doet iedereen? In een ‘brownpaper sessie’ maakten we dit samen met de medewerkers uit de keten inzichtelijk. Het viel op dat niet iedereen bekend is met de gehele keten óf in staat is om zelf ruimte voor verbetering te identificeren. De 4 uur durende sessie resulteerde in een heldere keten én 35 potentiële verbeteringen.

Creëer tijd en aandacht voor verbeteringen

Vervolgens is het zaak om de verbeteringen door te voeren. En juist daar was de energieleverancier de afgelopen jaren op vastgelopen. De focus wordt na een tijdje namelijk al weer snel verlegd naar de ‘dagelijkse sleur’. Verbeteringen verdwijnen weer naar de achtergrond en de operationele activiteiten krijgen prioriteit. Logisch, maar niet wenselijk. Hoe zorg je dat het doorvoeren van verbeteringen een standaard activiteit in je organisatie wordt?

Wij maakten onderscheid in ‘running the business’ en ‘improving the business’. Vier dagen per week zijn medewerkers bezig met de operationele activiteiten en één dag per week zijn ze, onder begeleiding van onze projectleider, bezig met het verbeteren van de keten. Zo creëert het team focus en is voor iedereen duidelijk dat de projectleden die dag niet beschikbaar zijn voor de operatie.

Benoem een ketenregisseur

De vaste dag in de week is het team aan de slag geweest met het implementeren van verbeteringen. Hier zijn de verbeterideeën geprioriteerd en zijn we gestart met de ‘quick wins’ en de randvoorwaarden. Een voorbeeld van een randvoorwaarde is de detailplanning van de maandafsluiting, welke samen met de gehele keten is opgesteld. Hierin is per uur inzichtelijk wie wat doet, wat de output is en wie hier op doorgaat. Er is per maandafsluiting één persoon verantwoordelijk voor de planning en coördinatie: de ketenregisseur. Door het benoemen van deze rol borg je eigenaarschap over het proces.

Implementeer verbeteringen

Naast de detailplanning van de maandafsluiting voerde de medewerkers uit de keten nog meer verbeteringen door. Denk daarbij aan het automatiseren van: factuurverwerking, herinneringen in het systeem ten behoeve van goedkeuring van inkoopfacturen, cijfers voor rapportages en boekingenconsolidaties. Daarnaast werd de aanleverdata tussen afdelingen op elkaar afgestemd, waardoor de wachttijd uit het proces werd gehaald. Deze verbeteringen in de keten leidde tot de volgende resultaten aan het eind van het Fast Close traject:

  • Verkorting van het oplevermoment van de maandrapportage van 17 naar 14 werkdagen;
  • Vermindering van de piekbelasting gedurende de maandafsluiting, waardoor overwerk binnen Finance niet meer nodig is;
  • Implementatie van de rol van ketenregisseur;
  • Gedetailleerd draaiboek op niveau van uren;
  • Implementatie van cyclus voor continu verbeteren binnen Finance;
  • Duidelijkheid over de rollen binnen de keten betrokken bij de maandrapportage en verbeterde samenwerking/communicatie tussen medewerkers en afdelingen.

Inbedden in de organisatie

We startten dit traject samen met de energieleverancier, maar het is belangrijk dat de organisatie niet afhankelijk is van de consultants. Om deze reden kozen we voor het principe: ‘voordoen, samen doen, zelf doen’, waarmee we de opdrachtgever klaarstomen om aan het eind van het project volledig zelfstandig verder te gaan met het verbeteren van het proces.

Kortom, de kern van de aanpak is het samenbrengen van de keten, gezamenlijke verantwoordelijkheid creëren en tijd en aandacht geven aan het doorvoeren van de verbeteringen. De borging vindt hierbij plaats door benoemen van ketenregisseur.

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen