“Project A in de gemeente B valt miljoenen duurder uit.”, “Politici werken langs elkaar heen waardoor tekorten hoger uitvallen”, “Wethouder C stapt op in gemeente D na miljoenenoverschrijding”. Herken je deze berichten? Waarschijnlijk kijk je er niet eens meer van op. Waarom ontstaan er zo veel tekorten in het fysiek domein? En nog belangrijker: hoe voorkom je ze?

Het ontstaan van tekorten

Er zijn allerlei redenen voor financiële tekorten binnen projecten bij gemeenten. Projecten worden vaak onvoldoende geregisseerd en gecoördineerd, afdelingen en politici werken langs elkaar heen of ambtenaren houden onvoldoende rekening met veranderingen in wet- en regelgeving. Het ligt overigens niet altijd aan de betreffende gemeente: in sommige gevallen kampt een externe partner plots met grote financiële problemen of blijkt bij de verkoop van vastgoed extra geld nodig voor renovaties. En vergeet ook niet de impact van de financiële crisis op gemeentelijke grondexploitaties.

Betrek Bedrijfsvoering in het primaire proces

Gemeenten moeten actie ondernemen om financiële risico’s te beperken. Betrek hiervoor de afdeling Bedrijfsvoering al in het primaire beleidsproces en niet alleen als sluitpost. Veel beleidsfuncties binnen gemeenten worden ingevuld door mensen zonder financiële kennis. Juist daarom is het betrekken van de afdeling Bedrijfsvoering van grote toegevoegde waarde. Dit gebeurt nog onvoldoende: een gemiste kans.

Hoe pak je dit aan?

Een actieve rol pakken in het primaire beleidsproces als afdeling Bedrijfsvoering is niet eenvoudig. Dit vraagt wat van de medewerkers. Hoe pak je dit aan?

  1. Streef naar gelijkwaardigheid tussen Bedrijfsvoering en beleidsafdelingen. Ga bij aanvang van het beleidsproces samen aan de slag en maak de afwegingen om financiële risico’s te voorkomen. Kijk naar de toegevoegde waarde van elkaars expertise en zet samen de schouders eronder. Zo creëer je begrip voor elkaars werkveld.
  2. Zoek elkaar op, letterlijk. Zie netwerken niet als een overbodig werkwoord of als iets engs, maar als een kans. Het nieuwe werken geeft legio mogelijkheden: ga bijvoorbeeld als controller tussen de beleidsmedewerkers zitten.
  3. Zorg voor de juiste persoon op de juiste plek. Onderzoek welke rollen binnen het financiële team nodig zijn om tot een sterke opstelling te komen en maak daar tijd voor. De spits speelt in de voorhoede en de keeper staat in het doel. Dat klinkt logisch, maar blijkt binnen een kantooromgeving vaak niet het geval. Investeer eens in een begeleide teamsessie, breng in kaart wat ieders talenten zijn en zorg voor een passende rolverdeling.

Een betere samenwerking

In de nieuwe situatie kennen Bedrijfsvoering en de inhoudelijke afdeling elkaars toegevoegde waarde en werken ze nauw samen. Op deze manier beperk je financiële risico’s en verklein je de kans op tekorten in het fysieke domein. Business in Control noemen wij dat.

Over de auteur
Nicole Hendriks Business manager

Nog niet uitgelezen?

Dit artikel was deel 3 in de reeks 'Samenspel tussen Financien en beleid'. Lees ook:

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen