Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

In de vorige vijf artikelen* hebben we je meegenomen in onze visie op Horizontaal Toezicht. We hebben laten zien wat er bij Horizontaal Toezicht (HT) komt kijken. En daarmee ook een beeld geschetst dat, met de juiste aandacht en wat extra hulp, een HT-traject succesvol kan worden uitgevoerd.

Maar we hebben één onderdeel van HT nog niet besproken: de zekerheid dat HT ook écht werkt. Deze zekerheid is nodig voor partijen die niet direct betrokken zijn geweest bij het inrichten van HT binnen jouw organisatie. Deze inrichting is tot stand gekomen in overleg met de representerende verzekeraar. De andere verzekeraars en de toezichthouders hebben een vorm van ‘bewijs’ nodig dat de zorgkosten die de organisatie declareert voldoen aan de verantwoordingseisen. Het 'bewijs' wordt geleverd door middel van een assurance-rapport.

Doel van het assurance-rapport

Zodra de zorgaanbieder over is op HT, biedt de assurance-rapportage belanghebbenden voldoende zekerheid dat declaraties van deze zorgaanbieder voortvloeien uit een juiste en volledige registratie. Deze declaraties zal de zorgverzekeraar zonder verdere controle als rechtmatig accepteren.

Tot stand komen van het assurance-rapport

In overleg met de representerende verzekeraar bepaal je de risico's die in het assurance-rapport worden opgenomen. De accountant onderzoekt de werking van de beheersmaatregelen op de hoge risico's. Het onderzoek moet de werking aantonen.

Voor de uitvoering van de accountantscontrole stellen zorgaanbieder en zorgverzekeraar gezamenlijk de opdracht op. De accountant voert één keer een controle uit.

De rol van de accountant

De werkzaamheden van de accountant zijn beperkt doordat de opdracht alleen gericht is om de werking van beheersmaatregelen op de risico’s te controleren die door zorgverzekeraar en zorgaanbieder als 'hoog' zijn ingeschat.

Ook hier komt terug dat de vertrouwensbasis met de zorgverzekeraar cruciaal is voor een goede afbakening van de controlewerkzaamheden. Tegelijk leidt een beperkte set 'hoog risico's' tot lagere kosten.

Wat kun je als zorgaanbieder zelf doen?

In theorie kan de zorgaanbieder alles zelf doen. Dit vereist een control framework gebaseerd op het '3 lines of defense' model, waarbij de derde lijn zowel onafhankelijk als voldoende gekwalificeerd moet zijn om zelf een assurancerapport af te mogen geven.

Nu is dit voor veel organisaties niet weggelegd. Ook dan kun je veel zelf doen om de kosten van de assurancerapportage beperken. In de eerdere artikelen* hebben we al veel aanbevelingen gedaan. Eén van de belangrijkste is: zorg dat de documentatie die is gebruikt om tot afspraken met de representerende verzekeraar te komen op orde is.

In de praktijk is dat niet vanzelfsprekend. Zorgaanbieder en zorgverzekeraar kennen elkaar, hebben vertrouwen opgebouwd en zijn materiedeskundig. De externe accountant beschikt niet over die kennis en informatie en moet op basis van eigen waarneming beoordelen. Voor een efficiënte controle dient het dossier transparant te zijn. Ieder onderdeel moet zelfstandig leesbaar zijn en de gevolgtrekkingen en conclusies over opzet, bestaan en werking van het control framework, zijn stap voor stap genomen en volgen logisch uit de informatie die in het dossier is opgenomen.

Onze ervaring is dat de tijd die je vooraf besteedt aan het formuleren van eisen voor de dossiervorming, zich achteraf terugverdient. Bijvoorbeeld de beschrijving van de bestaande beheersmaatregelen: leg vooraf van iedere beheersmaatregel de voor de assurance relevante aspecten, doelstelling, opzet, frequentie en de norm (wet- & regelgeving), vast.

Type assurance-rapporten

Op het moment dat de zorgaanbieder overgaat op HT wordt een type 1 assurancerapport opgesteld. Dit type assurancerapport is een momentopname van de overgang van processtap 5 naar 6 in de overgangsfase van het HT-implementatiemodel.

Daarna wordt jaarlijks het proces van 6 stappen doorlopen. Ieder jaar worden alle onderdelen van het control framework geactualiseerd. Over dit jaarlijkse proces dien je een type 2 assurancerapport op te stellen. Het verschil tussen type 1 en type 2 is dat een type 2 rapport voldoende zekerheid geeft over opzet, bestaan en werking van het jaar daarvoor.

Op basis van groeiend vertrouwen en mogelijke combinatie van de controlewerkzaamheden voor de jaarrekening en assurance HT kan de jaarlijkse inspanning voor de update van de type 2 assurance-verklaring gereduceerd worden.

Tot slot

Als zorgaanbieder kun je bij het implementeren van HT veel zelf doen om het traject van de externe accountant te verkorten en de kans op een goede afronding te vergroten. Sleutelwoord is dossiervoering. Een goede, logisch en volledige dossiervoering in alle denkbare fasen van HT, gericht op de aspecten die van belang zijn voor de assurance, gaat je veel tijd en kosten besparen.

Over de auteur

"Voor ieder vraagstuk een oplossing die ik graag samen met de opdrachtgever implementeer voor een blijvend resultaat."

Neem contact op Guus Povel Zorg consultant
06 1740 29 28

*Meer weten?

Dit artikel is deel 6 in de reeks van artikelen over Horizontaal Toezicht. Lees ook:

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen