Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.


Veel organisaties hebben de behoefte om te transformeren of te veranderen. Het verschil hiertussen? Bij transformeren komt de behoefte van binnenuit, bij veranderen komt de prikkel van buitenaf. Door deze verschillende behoeftes is een organisatie in staat om anders te gaan werken. Afgelopen periode mocht ik een nieuwe afdeling leiden. Hierbij maakte ik gebruik van de Lean tool: visueel management. Welke rol kan visueel management spelen op een nieuwe afdeling?

“Het doel van visueel management is om binnen één oogopslag te zien wat de situatie is en waar de medewerkers mee bezig zijn. Inzichten creëren voor en met elkaar is doorslaggevend!” Remi Taal

Afgelopen juli begon de opdracht in een GGZ-instelling in het westen van het land. Bij binnenkomst viel me direct op dat alle muren kaal waren, de afdeling was nieuw en in de ruimte stonden bureaus met pc’s en telefoons. ‘Maar hoe communiceren ze (visueel) dan met elkaar?’ vroeg ik mijzelf af. 'En welke resultaten willen ze behalen?'

Al snel constateerde ik dat de medewerkers bij elkaar waren gezet, gedoopt waren tot één team en hen veel succes was gewenst. Sommige medewerkers werkten al ruim 30 jaar binnen deze organisatie en waren van een andere locatie overgeplaatst. Op mijn tweede dag sprak ik de opdrachtgever. Zij had het volgende doel voor ogen: achterstanden wegwerken en oplossingen zoeken voor het ontstaan van achterstanden.

De eerste dagen werkte ik continu in het team, in dezelfde ruimte. Ik startte als eerste en ging als laatste weg. Door je in het team te bewegen, wordt het mogelijk om zelf de volgende vragen te beantwoorden: wat leeft er in het team? Hoe zijn de onderlinge relaties? Wie doet wat? Hoeveel tijd gaat er in de werkzaamheden zitten (onder andere aanmeldingen afhandelen)? Is er überhaupt een doel van de week? En welk karakter gaat er verscholen achter een medewerker?
 Of zouden de medewerkers deze vragen zelf al kunnen beantwoorden? Het antwoord op de laatste vraag was duidelijk: néé.

3 tips om met visueel management het nieuwe jaar 2018 mee te starten!

1. Verbeter het rooster met input van je team

Door de enorme achterstand in de aanmeldingen van verwijzers, ging ik allereerst het rooster verbeteren met input vanuit het team. We monitorden en registreerden al onze werkzaamheden. Hoeveel minuten duurde het verwerken van een aanmelding bijvoorbeeld? Op basis daarvan maakte ik een nieuw rooster, waarin we als team konden zien op welke dagen we onderbezet waren en op welke dagen overbezet. Het rooster was digitaal te bekijken, maar ik schreef het ook op ons whiteboard. Elke week, trouw op hetzelfde moment. Collega’s keken naar het rooster op het whiteboard en refereerden ernaar als dat moest. Met andere woorden: ze gingen het gebruiken en toepassen. Zo konden we in een oogopslag zien, wie wanneer vrij was en wie wanneer werkte. En we zagen direct of er sprake was van onder- of overbezetting.

2. Creëer een team

Als tweede wilde ik graag iets doen aan de collegialiteit. De medewerkers communiceerden nauwelijks met elkaar, waardoor ze vaak dezelfde aanmeldingen verwerkten. Zonde van de tijd. Hoe kon ik de medewerkers één team laten vormen? Wat was een goede eerste start? Het antwoord daarop ontstond toevallig. Om 10.30 uur hadden we dagelijks een korte pauze. Aandacht geven aan mensen is belangrijk, dus bracht ik het team koffie en thee. Op het theemuiltje stond een vraag van Pickwick. En daar lag de basis voor het bouwen van een team.

Ik stelde iedere dag een andere vraag aan alle teamleden en die bespraken we met elkaar. Vragen als ‘wat is je meest afgespeelde nummer op je Spotify’ en ‘wat is het meest romantische wat je ooit hebt gedaan?’ passeerden de revue. Iedereen gaf daar antwoord op, met heel veel respect naar elkaar. Door saamhorigheid te creëren, ging men met elkaar communiceren. En dat is belangrijk.

Zo ontstond het idee om met kleurtjes te werken achter de behandelde e-mail. Op het whiteboard schreven we de routinematige dagelijkse werkzaamheden op met namen erachter, zodat we wisten wie wat deed. Nu was in een oogopslag duidelijk wie eigenaar was van bepaalde werkzaamheden!

3. Concretiseer doelen

Als derde was het belangrijk om doelen zichtbaar te maken voor het team. Hoeveel aanmeldingen kwamen er in de mailbox en hoeveel wilden we er per week wegwerken? In het begin maakten we sprongen en zagen we de achterstand tot een toelaatbaar niveau verdampen. Soms nam deze ook weer toe, maar door het rooster te raadplegen, konden we telkens valide verklaringen hiervoor vinden. Begin december 2017 constateerde ik dat de stand gelijk bleef, maar we kregen deze niet meer lager. Toen introduceerde ik het doel van de week: we maakten met elkaar een grafiek van de stand van de mailbox per dag met daardoorheen een stippellijn van het doel van de week. En ja, aan het einde van de week werd het doel behaald!

Visueel management toepassen op een (nieuwe) afdeling blijkt een succes. Wederom konden we in een oogopslag zien wat we als team deden, we hadden het woord individu achter ons gelaten en het team was zelfstandig in staat om te werken, waardoor ik mijzelf overbodig had gemaakt. Dat laatste was misschien het mooiste compliment. Geen pleisters plakken, maar werken aan een duurzame oplossing!

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen