Succesvol verbeteren, wat zegt de wetenschap daarover?
Zucht jouw leidinggevende ook vaak: "we moeten efficiënter werken. Onze processen kunnen toch vee...
De Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) is al een langere periode onderhevig aan veranderingen. Dit komt onder andere door de belangen van de politiek, zorgverzekeraars en de cliënten. Het spanningsveld wordt steeds sterker tussen financiën enerzijds en de manier van behandelen binnen de GGZ anderzijds. Diverse GGZ-instellingen voeren momenteel veranderingen door vanuit de Lean filosofie. Maar hoe creëer je vanuit deze gedachte een cultuur van continu verbeteren in kleine stappen?
Wat is Lean?
Eerst moet je weten wat Lean precies is. Lean richt zich op het minimaliseren van verspillingen en op het toevoegen van waarde voor de klant in bedrijfsprocessen. Door Lean in bedrijfsprocessen van GGZ-instellingen toe te passen, verlaag je de kosten van deze processen én creëer je voor de cliënt indirect toegevoegde waarde. Je verbetert de processen continu. Een concreet voorbeeld: door de toepassing van Lean neemt de doorlooptijd per cliënt bij de zorgadministratie af. Daarbij is het van belang dat je medewerkers affiniteit krijgen bij het inrichten van deze processen. Zo kunnen zij toegevoegde waarde signaleren bij processtappen en waste inventariseren en vervolgens minimaliseren.
Verbeteren in kleine stappen
Zorg ervoor dat je geen gigantisch grote veranderingen gaat doorvoeren in de GGZ-instelling waarvoor je werkt, maar knip deze grote verandering op. Door kleine veranderingen stapsgewijs door te voeren, sluit je goed aan bij de cultuur van een GGZ-instelling. Niet te snel, maar overzichtelijk en stapsgewijs. Hierdoor ben je in staat om continu te verbeteren. Door op deze wijze te werken, kunnen werknemers rustig meebewegen en wennen aan de verandering.
Met welke kleine stappen kun jij aan de slag?
- Ambitie: een langetermijnvisie behouden en streven naar uitdagingen op individueel en afdelingsniveau. Door de snelle veranderingen is het bij GGZ-instellingen lastig om een visie te behouden. Je hebt moed en creativiteit nodig om de visie te realiseren die je als afdeling met elkaar hebt afgesproken.
- Kaizen: de Japanse term Kaizen betekent: streven naar continu verbeteren. Omdat geen enkel proces perfect kan zijn, is er ruimte voor continu verbeteren. Sta bijvoorbeeld elke ochtend tijdens de dagstart stil bij de taken van die dag en hoe je samen uitdagingen gaat oplossen. Zo verloopt het werk iedere dag weer een stukje beter dan de dag ervoor.
- Genchi Genbutsu: met de Japanse term Genchi Genbutsu wordt ‘ga en kijk’ bedoeld. Met andere woorden: ga naar de bron om de feiten te aanschouwen en neem op basis daarvan samen de juiste beslissingen en bereik de doelen. Werk je bijvoorbeeld op de financiële afdeling van een GGZ-instelling en ben je bezig met de begroting voor de catering voor de cliënten? Loop eens mee met collega’s die de maaltijden verzorgen. Door het uitwisselen van informatie weet je wat er op verschillende afdelingen speelt. En dat leidt voor beiden tot nieuwe inzichten.
- Respect: alles in het werk stellen om anderen te begrijpen, verantwoordelijkheid te nemen en wederzijds vertrouwen op te bouwen. Bezoek eens een andere afdeling van je organisatie en deel informatie over elkaars werkzaamheden. Uit de praktijk blijkt dat collega’s het zeer op prijs stellen als je een andere afdeling van de GGZ-instelling bezoekt. Dit leidt tot wederzijds vertrouwen.
- Teamwork: deel de kansen voor ontwikkeling en maximaliseer de individuele en teamprestaties. En vier deze successen ook! Door successen te vieren gaat jouw team vol enthousiasme aan de slag om de volgende stappen te zetten.
Bovenstaande 5 stappen geven je handvatten om met kleine stappen een continue verbetercultuur binnen jouw GGZ-instelling te realiseren!