Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Horizontaal toezicht is onderdeel van de implementatie van risicomanagement: vooraf ervoor zorgen dat de verleende zorg rechtmatig en doelmatig is en dit aantoonbaar maken. Dit betekent echter ook aanpassing in het administratieve proces en verschuiving van taken en verantwoordelijkheden. Hier hebben veel zorgaanbieders nog weinig ervaring mee.

De zorg is een mensgerichte sector. Administratieve processen moeten ondersteunend zijn aan het helpen van mensen. De administratieve handelingen starten al bij het opnemen van een nieuwe patiënt/cliënt en blijft belangrijk tijdens het verlenen van zorg. En daar zit vaak het struikelblok:

  • ondersteunende afdelingen zijn niet altijd op de hoogte van taken en procedures en kennen evenmin de redenen van het correct opvolgen van deze procedures en de eventuele consequenties;
  • behandelaren richten zich meer op het helpen van mensen en zijn minder onderlegd in het bijhouden van een goede administratie;
  • de manager is de eindverantwoordelijke en niet inhoudelijk bij elke patiënt betrokken;
  • de verzekeraar betaalt de zorg die de cliënt gekregen heeft en controleert pas achteraf.

Kortom: veel partijen zijn betrokken bij de zorg voor een patiënt/cliënt en dat zorgt voor een inadequaat administratief proces. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces wél adequaat verloopt en dat je de mensen mee krijgt in deze verandering?

Om op deze vraag antwoord te geven, kunnen we leren van de inzet van risicomanagement bij banken en verzekeraars.

Stap 1 Creëer bewustzijn voor risicomanagement

Het is van belang dat álle medewerkers bewust zijn van de reden voor bepaalde (administratieve) taken en van de consequenties als deze taken niet goed worden uitgevoerd. Dit geeft motivatie bij medewerkers om verbeteringen door te voeren. Dit bewustzijn creëer je onder andere door:

  • groepsgewijs risicobeoordelingen uit te voeren. Waarom gaan we actief met risicomanagement aan de slag? En wat zijn de organisatiebrede en functiespecificieke risico’s?
  • processen, taken en bevoegdheden inzichtelijk maken. Hierin heeft het management de rol dit herhaald uit te dragen naar de afdeling;
  • risico’s beoordelen voor juiste, tijdige en volledige registratie en de kwalificatie van de bestaande beheersmaatregelen;
  • de restrisico’s beoordelen. Welke verbeteringen in de risicobeheersing zijn nodig om aantoonbaar ‘in control’ te zijn?

Horizontaal Toezicht draait echter niet alleen om bewustwording. Zorginstellingen moeten de verbeteringen ook aantoonbaar maken.

Stap 2 Richt de ‘three lines of defence’ in

Met het inrichten van de ‘three lines of defence’ bedoelen we dat de taken en verantwoordelijkheden in de interne risicobeheersing tussen de 1e, 2e en 3e lijn goed worden verdeeld, gemonitord en, waar nodig, bijgestuurd.

Maak de 1e lijn verantwoordelijk voor risicobeheersing en de uitvoering ervan. Zorg dat de behandelaar enkel administratieve handelingen hoeft te doen op basis van het protocol en de belangrijkste (hoogste) risico’s. Zo blijft de focus van de behandelaar op de patiënt en op efficiënte risicobeheersing. Een systeem dat bijdraagt aan een correcte en eenvoudige administratie is daarbij van belang.

De 2e lijn kan dan periodiek steekproeven en controles uitvoeren. De bevindingen worden vervolgens teruggekoppeld aan de 1e lijn, om zo te leren en te verbeteren. Daarbij adviseert de 2e lijn over (bij)sturingsacties van kwaliteitsverbetering van de beheersmaatregelen en de bedrijfsvoering. Hiermee wordt de 2e lijn verantwoordelijk voor het monitoren van de juiste uitvoering van taken en aantoonbaarheid van risicobeheersing. De 2e lijn is daarmee een belangrijke schakel in de efficiënte uitvoering van interne en externe audits vanuit de 3e lijn.

Om administratieve processen adequaat te laten verlopen én ervoor te zorgen dat werknemers meegaan in de verandering, is het dus van belang om bewustzijn te creëren en taken in de risicobeheersing goed te verdelen. Daarbij is het van belang dat dit goed wordt gemonitord. Op die manier kan een zorginstelling blijven verbeteren.

Over de auteur

"Passie is om organisaties 'inspired by topsport' te ontwikkelen naar een 'High Value Organization.' Integraal sturen en beheersen en het structureel verbeteren en vernieuwen van organisaties is mijn 'speelveld' en de FIT methodiek gebruik ik als onderscheidend 'spelsysteem'. Geven van adviezen en realiseren van oplossingen die écht waarde toevoegen is mijn grote kracht!"

Neem contact op Michel Thomassen Finance consultant
06 2656 46 49
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen