Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Financiële afdelingen van allerlei organisaties verschillen op veel vlakken, maar hebben ook een ding gemeen en dat valt direct op: bijna iedereen zegt het (te) druk te hebben. Zodra je er naar vraagt, geven ze aan dat er steeds meer gevraagd wordt in steeds minder tijd. Het is noodzakelijk om activiteiten die daadwerkelijk waarde toevoegen aan het proces te onderscheiden van de niet-noodzakelijke activiteiten. Hieronder lees je 3 tips om een lagere werkdruk te creëren met Kaizen.

“Kaizen is een veelgenoemde Japanse term die voornamelijk gebruikt wordt binnen de filosofie van Lean. Het staat letterlijk voor veranderen om te verbeteren, continue verbetering.” Jeroen Kerkhof

Werkdruk elimineren met 3M

Door Kaizen leert men in zes stappen (DMAGIC) de verstoringen in het proces zelf in te zien en ze te elimineren. Het richt zich op het in kaart brengen van onnodige verspillingen (muda), overbelasting (muri) en te grote variabiliteit (mura) binnen een proces. Het elimineren van deze 3M’s zal leiden tot verbeteringen in het proces wat de ogenschijnlijke hoge werkdruk wegneemt. Deze inzichten verkrijg je door wekelijks een Kaizensessie in te plannen. Het is belangrijk dat er mensen uit alle lagen van de afdeling deelnemen aan de Kaizensessies.

  1. Definieer het probleem
  2. Meet de feiten
  3. Analyseer de feiten
  4. Genereer, categoriseer en prioriteer verbeteringen
  5. Implementeer verbeteringen
  6. Controleer en 'borg'

3 tips om vandaag mee te starten!

Wat zijn nu concrete verstoringen binnen financiële administraties die teams kunnen elimineren met Kaizensessies? De focus ligt op de volgende 3 zaken:

  • Verspillingen verminderen: Het is belangrijk om fouten in het proces tegen te gaan. Een veel voorkomend voorbeeld is de foutief verstuurde factuur. Als teams inzien waar het fout gaat in het proces, is de kans groter dat de correcte factuur direct wordt verstuurd. En dat levert minder re-work op.
  • Overbelasting verminderen: Veel teams zijn zo ingericht dat iedereen zijn/haar specifieke taken kan uitvoeren. Sommige collega’s lopen de ene week over met werk terwijl de andere het relatief rustig heeft. Door flexibeler te zijn als team en ervoor open te staan om elkaars werk over te nemen, is het mogelijk om te pieken op de juiste momenten met het hele team. Dit voorkomt dat de werkdruk bij een enkeling komt te liggen en het totaal aan werk oploopt.
  • Variabiliteit verminderen: Vooraf is vaak wel te voorspellen wanneer er een piekmoment ontstaat en wanneer het rustiger is (jaarafsluiting versus vakantieperiode). Door deze piekmomenten juist in te schatten en vooraf de planning daarop aan te passen, wijkt het proces minder af. Teams kunnen hierdoor beter inspringen op drukte.

Door wekelijks een kleine stap vooruit te zetten maken teams een continue verbetering door. Borg verbeteringen goed binnen het proces, zodat er niet wordt teruggevallen op oude gewoontes. Deze wekelijkse kleine verbeteringen leiden tot zichtbare en meetbare resultaten op het gebied van werkdruk!

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen