Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

Op 1 januari 2015 veranderde er veel in de zorgwereld. Gemeenten zijn sinds die datum verantwoordelijk voor de uitvoering van de nieuwe Wet Maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdzorg. Nu, twee jaar later, blijkt het een grote uitdaging voor gemeenten en zorgaanbieders om te zorgen voor een correcte afstemming.

Berichtenverkeer

Gemeenten en zorgaanbieders communiceren met elkaar via vaste, standaard berichten. Voor ieder bericht dat wordt verstuurd is er ook een standaard antwoordbericht. Het streven is dat ieder uitgaand bericht wordt beantwoord met een retourbericht.

Bij veel gemeenten en zorgaanbieders loopt het berichtenverkeer na ruim twee jaar nog steeds niet foutloos. Dit heeft niet alleen grote gevolgen voor cliënten die wachten op de start van hun zorg, maar leidt ook intern tot het uitblijven of te laat betalen van declaraties. Dat heeft gevolgen voor de liquiditeit van zorgaanbieders en maakt het voor gemeenten lastig om te sturen op budgetten. Bovendien kost het herstellen van de fouten veel extra tijd en geld.

Het berichtenverkeer loopt geautomatiseerd via een knooppunt en wordt gemonitord. De data uit het knooppunt laten heel goed zien hoe de processen verlopen. Iedere fout in het berichtenverkeer levert potentiële problemen op in de rest van het proces, namelijk uitval. Gemiddeld kost het uitzoeken van uitval (berichten die niet geaccepteerd worden) dertig minuten en lopen de fouten in het berichtenverkeer op tot vele honderden.

Voorbeeld:

In het bericht WMO 301 verstrekt de gemeente gegevens over een zorgtoewijzing aan de zorgaanbieder. Met het retourbericht WMO 302 geeft de zorgaanbieder aan de toewijzing en informatie te hebben ontvangen en vraagt de aanbieder eventueel nog nadere informatie.

De zorgtoewijzing is in de gemeentelijke administratie de basis om later de facturen van de zorgaanbieder goed te keuren. Zonder een geaccordeerde toewijzing kan de gemeente geen factuur betaalbaar stellen en wordt de zorgaanbieder niet betaald.

Onderstaand voorbeeld toont het berichtenverkeer van een middelgrote gemeente over het jaar 2016. Het valt op dat één op de vier berichten niet beantwoord wordt. Verder zijn er veel toewijzingen, maar weinig declaraties (WMO 303) ingediend. Over 2016 is er dus veel zorg geleverd, maar bijna niet gefactureerd.

Operationeel sturen

Het berichtenverkeer is een goede indicator hoe het proces van zorgtoewijzing tot declaratie verloopt. Met een simpel dashboard maak je snel inzichtelijk hoe het berichtenverkeer is verlopen. Iedere twee weken is er een update beschikbaar, en dat maakt het mogelijk bijna real time te sturen op de kwaliteit. Een analyse van de foutoorzaak en vervolgens het verhelpen van die oorzaak maakt de hele keten beter. Hoe kleiner het verschil in berichten en retourberichten, hoe beter het proces loopt.

  • beter in termen van minder uitval en daarmee een forse besparing in tijd op de administratie(s);
  • beter in termen van snellere betaling van declaraties aan zorgaanbieders;
  • beter in termen van budgetbeheer en -verantwoording;
  • de belangrijkste: beter in termen van snellere zorgverlening en levering van de juiste zorg.

Is het mogelijk om volledig foutloos digitaal te werken? Naar mijn mening niet. Hoewel het berichtenverkeer al een belangrijke standaard biedt, zijn er nog teveel verschillen in softwaresystemen die onvoldoende met elkaar ‘praten’. Ook de inkoop en afstemming van producten blijft erg lastig. Iedere aanbieder kent zijn eigen zorgproces, productdefinities en manier van registreren en factureren. Iedere gemeente of zorgregio kent zijn eigen inkoopdefinities en contracten. Door kort op de bal te zitten in je berichtenverkeer en te sturen op retourberichten en uitval, zorg je er in ieder geval voor dat achterstanden niet oplopen. In mijn volgende artikel ga ik dieper in op de oorzaken van uitval en mogelijke oplossingen hiervoor.

Over de auteur

Klaas heeft juridische bestuurswetenschappen gestudeerd en werkt al meer dan 25 jaar bij en voor gemeenten. “Werk dat de burger direct raakt en waar iedereen een mening over heeft”, aldus Klaas. De rode draad in zijn werk is verandering. Verandering in organisatie, in manier van (samen) werken, in aansturing. En sinds twee jaar ook verandering op het gebied van duurzaamheid. “Duurzaamheid is een uitdaging die groter is dan alle voorgaande en die om oplossingen vraagt die nog niet bedacht zijn. Ik wil aan deze verandering mijn bijdrage leveren!”

Neem contact op Klaas Kelly Business consultant
06 2163 14 73
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen