Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

De financiële administratie is de bron van de cijfers die je presenteert. Daar is eigenlijk iedereen in de organisatie het over eens. En toch zijn er nog veel schaduwadministraties en overzichten  ̶̶  vaak gebouwd in Excel  ̶̶  in gebruik op de werkvloer. De business voelt blijkbaar de noodzaak om informatie uit andere bronnen te halen. Bovendien vindt het onderhoud van deze bronnen meestal door de business zelf, dus buiten Finance om, plaats. Dit is inefficiënt, foutgevoelig en leidt tot discussies over de juistheid van de cijfers. Gevolg: frustratie aan beide kanten en verspilling van tijd, geld en energie.

Dit wil je als Finance & Control voorkomen, want er is immers maar één waarheid: je financiële administratie. Ongetwijfeld schiet in dit kader ook bij jou de gedachte door het hoofd: "Hoe integreren we dit nu in ons financiële systeem?"

Maak hier een einde aan en kom tot één waarheid in cijfers met deze 5 tips:

1. Zorg voor een vastgesteld uitgangspunt dat aansluit

Zorg voor een (bestuurlijk) vastgesteld uitgangspunt dat zichtbaar aansluit met de administratie. Bij gemeenten is dat bijvoorbeeld de productenbegroting (of beheersbegroting). Een zichtbare aansluiting en herkenning van cijfers die in een eerder stadium zijn gecommuniceerd, geeft gebruikers vertrouwen in de informatie en administratie.

2. Bouw waarborgen in

Bouw waarborgen in voor juiste, tijdige en volledige administratieve verwerking. Kortom: zorg voor een basis die op orde is. Dat zorgt voor vertrouwen bij collega’s die de cijfers verstrekken en analyseren. En dat heeft een positieve weerslag op de gebruikers van de informatie.

3. Toets deze waarborgen regelmatig

Toets regelmatig of deze waarborgen werken zoals bedacht. Hierdoor krijg je inzicht in de praktische werking van de waarborgen die je hebt gecreëerd. Communiceer dat je regelmatig toetst en waarom. Zo laat je zien dat betrouwbare cijfers je doel zijn en dat je werkt aan continue verbetering. Geef (intern) openheid van zaken over de resultaten van deze en ingezette verbetermaatregelen. Ook dat geeft vertrouwen.

4. Werk met ‘harde’ afsluitingen

Werk met ‘harde’ maand- of kwartaalafsluitingen. Hiermee laat je zien dat monitoring en analyse van cijfers continu urgentie heeft en niet maar één of twee keer per jaar.

5. Ga met gebruikers in gesprek

Ga met gebruikers van schaduwadministraties in gesprek. Vraag hen waarom zij een schaduwadministratie gebruiken en verken samen de mogelijkheid om deze te integreren in de financiële administratie. Denk daarbij op voorhand niet in (technische) beperkingen. Overtuig hen bovendien van de waarde van één systeem en dus één waarheid.

Met bovenstaande tips werk je aan vertrouwen in je cijfers. Als je basis op orde is en je staat open voor het vervullen van de wensen van gebruikers van de cijfers, dan verminderen de discussies over de waarheid van cijfers. Gegarandeerd!

“DIT IS EEN QUOTE” Jeroen Rieswijk
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen