Functionele cookies

Wij plaatsen functionele cookies om deze website naar behoren te laten functioneren en analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Deze cookies gebruiken geen persoonsgegevens.

Gepersonaliseerde informatie

Hiermee ontvangt u gepersonaliseerde informatie op onze website die wordt afgestemd op uw internetgedrag.

De helft van de maand is Finance aan de slag met de maand-, kwartaal- of jaarafsluiting. De andere helft beantwoorden ze vragen vanuit de business en maken ze ad hoc rapportages voor het management. Tussendoor stelt de accountant vaak veel (nieuwe) vragen. En daar is meestal geen rekening mee gehouden in de bezetting op Finance. Om deze wereld te doorbreken vonden we zeven-en-een-halve tips die de waan buiten de deur houden.

Gebruik deze tips en overwin de waan!

1. Maak een planning met de must-do resultaten

Het blijft een open deur, maar: het onvoldoende planmatig aanpakken van werkzaamheden kan het gevoel veroorzaken dat ‘iets je overkomt’. Om meer ‘in control’ te raken, zorg je voor een reële planning van je eigen werkzaamheden en die van jouw team.

2. Voer gesprekken en luister goed

Zorg dat de planning en deadlines duidelijk zijn bij iedereen die een bijdrage levert aan het proces. Gooi de planning en deadlines daarbij niet ’over de schutting’. Ga in gesprek met de belangrijkste actoren en licht toe waarom bepaalde deadlines cruciaal zijn voor het eindresultaat. Door deze aanpak creëer je begrip en een gedeeld urgentiebesef.

3. Zet de papegaai op de juiste schouder

Leg aan collega’s, die zeggen geen tijd te hebben, uit dat verantwoording afleggen ook onderdeel is van hun takenpakket. Zeker in een politieke organisatie. En verwijs ze naar hun leidinggevende, of bespreek het samen met die leidinggevende. Uiteindelijk is een gebrek aan tijd (of prioriteit) geen gespreksonderwerp tussen jou en de betreffende collega, maar vooral tussen die collega en zijn leidinggevende. Daar moet de papegaai op de schouder zitten. Daar zit de organisatiekracht. Zolang dit gesprek niet wordt gevoerd, blijf jij er last van houden en staat het eindresultaat onder druk.

4. Bespreek verwachtingen

Het waan van de dag-gevoel wordt vaak veroorzaakt door niet, of te laat, gecommuniceerde verwachtingen van of naar anderen. Dat kan een directe collega zijn, maar bijvoorbeeld ook een andere afdeling. Bespreek wederzijdse verwachtingen regelmatig met je interne klanten en leg ze samen vast. Een vermindering van ad-hoc vragen zal het gevolg zijn.

5. Begin met een weekstart en afsluiting

Start de week met het bespreken van de must-do resultaten en bijbehorende werkzaamheden in je team. Bespreek te verwachten strubbelingen en geef aan waar je hulp nodig hebt. En voor de gevorderden onder ons, voeg je er een dagstart en dagafsluiting aan toe waarbij je exact hetzelfde doet. Zo maak je de grote stukken klein en staat hulp klaar wanneer dat nodig is.

6. Check Eisenhower

Een klassieker maar toch de moeite waard van het noemen. Het Eisenhowermodel is een makkelijke manier om slim om te gaan met je planning en de dagelijkse taken daarom heen. De kern draait om prioriteiten stellen, beslissen en onderscheid maken tussen belangrijke en urgente dingen. Eisenhower hanteert daar de volgende indeling voor:

  • Dringend en belangrijk: taken die je zo snel mogelijk uitvoert omdat er anders grotere problemen ontstaan. Ook de ad-hoc urgente taken horen hierbij.
  • Belangrijk, niet dringend: taken die je inplant om op een later moment uit te voeren.
  • Dringend, maar niet belangrijk: taken die je aan misschien aan anderen delegeert.
  • Niet dringend en niet belangrijk: taken die je simpelweg van je lijst kunt schrappen tenzij je tijd over hebt.

7. Verbeter jezelf

Probeer je eigen werkzaamheden, houding en gedrag continu te verbeteren en hanteer daarvoor het ‘plan-do-check-act’-principe. Maak bijvoorbeeld gebruik van een:

  • Weekafsluiting: Blokkeer een kwartiertje op de laatste dag van je werkweek. Evalueer je werkweek en kijk vooruit naar de volgende.
  • Maandevaluatie: Blokkeer tijd in je agenda en ga er echt even voor zitten. Lastig? Valt best mee. Wees wel eerlijk naar jezelf. De volgende vragen kunnen je helpen:
    • Wat heb je goed gedaan en waar heb je een goed gevoel over? En waarover niet? Waarom kom je niet toe aan je ‘to-do-lijst’?
    • Waar is mijn leidinggevende en mijn team tevreden over? En waarover niet?
    • Op welke onderdelen heb je de planning niet gehaald? Wat had je beter moeten plannen?
    • Bedenk waar je in de afgelopen periode ‘Nee, nu even niet’ had moeten zeggen;
    • Welke terugkerende ad-hoc vragen leiden je af van je eigenlijke werk? Wat heb je eraan gedaan om dit soort vragen in de toekomst te beperken?
    • Aan welke overleggen neem je deel zonder echt een rol of inbreng te hebben, maar alleen om geïnformeerd te zijn? Bouw dat af en informeer je op een efficiëntere manier.

En de halve tip

Bedenk wat en hoe je het in de volgende periode anders gaat doen. En DOE het!

Gerelateerde artikelen
Alle artikelen