Onlangs gaf ik, op het hoofdkantoor van het UWV, op de dag van de implementatie een reeks workshops over implementatietrajecten en verandermanagement. Het centrale thema bij deze workshops was steeds wat het verschil maakt tussen succesvolle en onsuccesvolle veranderingen.

Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat:
- 100% van alle succesvolle veranderingen had een goede projectaanpak, oplossing en implementatietraject
- 98% van alle onsuccesvolle veranderingen had ook een goede projectaanpak, oplossing en implementatietraject

Change Acceleration Proces

Hiervoor introduceerde ik de formule E = K x A, ofwel de effectiviteit (E) van de verandering is afhankelijk van de acceptatie (A) van de kwaliteit van de oplossing (K). Dit betekent dat je bij implementatie- en verandertrajecten de verandering in de organisatie continu bewust moet managen, zodanig dat die veranderingen door de betrokkenen worden geaccepteerd en worden verankerd. In mijn rol als implementatie- en verandermanager bij het UWV gebruik ik hiervoor Change Acceleration Proces (CAP).

CAP biedt een theoretisch kader met een praktisch instrumentarium voor de implementatie. Als onderdeel van dit kader worden de 7 onderdelen van CAP gebruikt om richting en sturing te geven aan het implementatie- en veranderproces.

7 onderdelen van CAP

Deze 7 onderdelen zijn:

1) Leiden van de verandering
Een basisvoorwaarde voor succesvolle veranderingen en implementatietrajecten is een sterk en toegewijd leiderschap gedurende de volle doorlooptijd van het project. Het aanwezig zijn van een Champion die de verandering sponsort, zichtbare en publieke commitment en ondersteuning aan de verandering geeft, is derhalve van cruciaal belang.

2) Creëren van een gezamenlijke noodzaak
De redenen voor de verandering moeten door de hele organisatie volstrekt helder zijn. De noodzaak van verandering moet groter zijn dan de weerstand ertegen. Dit creëert momentum om het veranderinitiatief op gang te brengen.

3) Heldere visie
Een duidelijke beschrijving van de toekomstige situatie zorgt voor vergroting van de betrokkenheid, waarbij een goed geformuleerde visie toekomstig gedrag in de organisatie ondersteunt. De toekomstige veranderde situatie moet derhalve voor iedereen helder, begrijpelijk en hetzelfde zijn.

4) Betrokkenheid mobiliseren
Er is een sterk commitment nodig van de belangrijkste medewerkers/leiders in de organisatie. Zij zijn van essentieel belang om veranderingen ook daadwerkelijk doorgang te laten vinden.

5) Momentum gaande houden
Een verandering realiseren is slechts het begin, het moet een 'way of life' worden. Van belang is dat ervoor gezorgd wordt dat de verandering langdurig standhoudt door het momentum gaande te houden.

6) Bewaken van de verandering
Het bewaken van de verandering door het opzetten van metingen. Deze metingen geven focus, richting en momentum aan het (deel)project en maken effectieve bijsturingsacties mogelijk, omdat duidelijk is dat je moet bijsturen.

7) Borging en verankering
Succesvolle en blijvende veranderingen eisen een stevige borging in de bestaande systemen, processen en structuren. Het bewust definitief verankeren van de verandering in de alledaagse processen (werkinstructies, opleidingen, metingen, communicatie, organisatiestructuur et cetera), zodat de resultaten van het (deel)project voortduren nadat het project is beëindigd.

Met behulp van de 7 bovenstaande onderdelen stel je periodiek een verandermanagement-organisatieprofiel op. Dit is een grafische weergave van hoe de desbetreffende organisatie 'scoort' op de 7 onderdelen van CAP. Deze weergave geeft aan waar je de focus voor de komende periode op moet leggen om richting en sturing te geven aan het succesvolle implementatie- en veranderproces.

Frans Koemans Process consultant
Gerelateerde artikelen
Alle artikelen